Préparer le déménagement

La communication du « qui fait quoi » avant et pendant les opérations de déménagement conditionne également la réussite de votre projet. ADICI organise et établit les plans de repérage des équipements, mobiliers et machines entre le site actuel et le site futur.

La préparation du déménagement débute avec les tris préalables aux opérations de transfert

Ces tris sont à réaliser au plus tôt, en réservant des créneaux de temps dans la semaine ou en planifiant des jours communs à l’ensemble de l’entreprise. C’est lors de cette étape que sont finalisés les plans de communication sur les opérations de transfert. Il est temps de mettre en place une zone de communication spécifique à ce projet. Un document explicatif sera remis ou présenté à l’ensemble des collaborateurs de l’entité à bouger. Il reprend les grandes étapes de préparation, les règles de numérotation à appliquer, le détail du « qui fait quoi » et les principales échéances du transfert. C’est également au cours de cette étape que sont réalisés les étiquetages des équipements, mobiliers et machines éventuelles. La numérotation est unique et elle est reprise à la fois sur le plan de l’implantation actuelle et le plan de la future implantation. Ces plans détaillés avec l’intégralité des numérotations sont indispensables pour le bon suivi et le bon déroulement des opérations de transfert.

    POURQUOI ?

    La communication auprès des équipes est primordiale lors de cette étape.

    En effet, les équipes doivent être au fait des objectifs du déménagement ou de la réimplantation. Mais elles doivent également les comprendre et les partager.
    Pour cela, nous vous invitons à faire participer vos équipes lors de différentes tâches qui sont à réaliser. L’objectif étant de les faire participer à cette aventure !

    En répondant à vos attentes, en analysant les contraintes de votre organisation et en vous apportant du temps, ADICI, avec son expertise et sa réactivité garantit la mise en œuvre du déménagement d’entreprise.
    Le grand jour du transfert approche, il reste des actions à réaliser.

    Vous allez commencer à réaliser vos cartons :

    • Vous devez déterminer une règle d’identification des cartons, des mobiliers et des équipements.
    • Les emplacements sont également à identifier précisément.
    • Ces actions de préparation sont à communiquer auprès des équipes.
    • Vous n’avez pas eu le temps de tout préparer et tout va être déposé dans une même zone, en attendant…

    Que diriez-vous d’avoir :

    • Un système d’identification de tous les mobiliers, équipements et cartons ?
    • Un système de numérotation unique pour localiser dans la future implantation ?
    • Un guide de communication des actions préparatoires à la réimplantation ?
    Analyse plans
    Photo homme usine

    COMMENT ?

    Tout commence avec le tri des éléments que ne sont pas à transférer. Ce tri est à opérer au plus tôt. Il est fastidieux et chacun a tendance à le repousser à plus tard.

    Ce sont des journées lors desquelles les collaborateurs s’engagent à faire le tri de leurs documents et à éliminer les choses inutiles de leur lieu de travail.

    Il y a deux vertus à ce type d’opération. La première est le tri réalisé avant les opérations de transfert. Et ne sont donc transférés que des éléments conservés. La deuxième est de faire participer et entrer concrètement dans le projet tous vos collaborateurs ou collègues.

    Ensuite, les opérations de numérotation des zones et d’étiquetage sont à réaliser.

    Chaque zone, espace, bureau du nouveau site est repéré par une identification unique. Elle est reprise sur les plans et sert de base pour la numérotation des meubles, équipements ou cartons. Cette numérotation facilite les opérations d’emménagement.

    L’étiquetage se fait en fonction du plan du lieu darrivée. Chaque étiquette est unique et correspond à un meuble ou un équipement à déplacer.

    Le plan de communication interne à mettre en place.

    Vous mettez en place un affichage explicatif du projet de réimplantation afin d’informer l’ensemble de vos collaborateurs.

    La zone d’affichage présente les plans d’implantation, une note explicative du projet, et des photos présentant l’avancement des travaux. Elle est également un bon support pour expliquer le projet aux visiteurs de l’entreprise.

    Vous n’avez pas le temps pour tout faire, là encore une société comme ADICI est à même de vous proposer ses services à cette phase de votre projet.

    Quels sont les avantages de la préparation du déménagement ?

    Picto main

    Tout est identifié et tracé

    Chaque meuble, chaque équipement possède un numéro unique qui assure son suivi pendant son déplacement. Ce numéro est repris sur les plans de l’implantation actuelle et de l’implantation future.

    Picto dollar

    Implication des équipes

    Chacun sait quoi faire et quand le faire pour la préparation de ses affaires avant le déménagement et pendant le transfert.

    Picto délais

    Gestion de la communication

    La communication en interne est facilitée avec la mise en place de zones d’informations, le document de présentation des opérations de transfert et les informations faites auprès de vos équipes.

    Picto cible

    Les locaux sont préparés pour le transfert

    Tous les emplacements, toutes les zones de dépose des équipements ou des mobiliers sont identifiés physiquement sur le site et sur les plans d’implantation.

    Tablette outil ADI-TRACE

    Outil ADI-Trace :

    ADI-Trace c’est une solution de préparation de la réimplantation avec :

    • La réalisation du repérage sur les plans avant et après. C’est l’identification de tous les meubles et équipements sur les 2 plans.
    • La numérotation unique et individuelle de tous vos meubles et équipements.
    • La préparation et la pose des étiquettes de traçabilité de vos équipements et mobiliers.

    ADI-Trace c’est également un guide de communication personnalisé avec les règles de numérotations mises en place.

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