Observations, schéma de flux et de proximité

Comprendre le fonctionnement de l’organisation actuelle sur le terrain, la formaliser sous forme de schéma de flux et identifier les proximités à privilégier.

Un projet de transfert ou de réimplantation conduit à une évolution de votre organisation

Ces transformations se feront notamment en saisissant l’occasion d’observer votre organisation actuelle. L’observation met en avant les aléas de fonctionnement. Ce sont tous des points d’amélioration de votre organisation actuelle. Ces notions sont transposables pour l’organisation des activités tertiaires. En résumé, nous sommes riches de nos dysfonctionnements. Chaque dysfonctionnement représente un potentiel de gain pour l’entreprise, si la nouvelle organisation en tient compte.

Pour appuyer ces observations, nous utilisons 2 outils complémentaires :

  • Le schéma des flux : pour comprendre les cheminements des produits, des matières et des personnes sur des sites de production,
  • Le tableau des proximités : pour définir les connexions à maintenir, à créer entre les espaces des zones de bureaux et des locaux communs

Le schéma de flux et le tableau des proximités nous aideront à définir les futures implantations des locaux.

POURQUOI ?

Un projet de transfert ou de réimplantation est l’occasion d’observer l’organisation actuelle. L’observation met en avant les aléas de fonctionnement.

L’ensemble de ces éléments est une source importante de gain pour votre valeur ajoutée :

  • Les déplacements inutiles : par le rapprochement des postes de travail, l’utilisation de moyens de manutention adaptés.
  • Les réglages : mise en place de valeurs et de points de réglage. On fige les éléments de réglage une fois l’installation mise au point.
  • Les stocks : ils permettent de faire le lien entre deux process dont le rythme est différent. Un stock trop important provoque deux risques : l’accumulation de produits qui pourront devenir obsolètes en cas d’évolution et, en cas de défauts d’emballage ou de manutentions inutiles, ils risquent d’être abîmés.
  • Les rebuts et les retouches : ce sont des opérations pour lesquelles le temps d’intervention humaine ou machine est augmenté sans en changer la valeur-ajoutée perçue et achetée par le client.
  • Les temps d’attente : ces temps, s’ils sont superflus aux process, conduisent à l’augmentation des stocks et du nombre de manipulations des produits (temps de dépose et de reprise).
  • Fabriquer trop : Là encore, cela conduit à augmenter les stocks avec des produits qui demeureront peut-être invendus.

Les aléas sont tous des points d’amélioration de votre organisation actuelle. Chacun représente un potentiel de gain pour l’entreprise, si la nouvelle organisation en tient compte. Ce temps d’observation est également l’occasion d’étudier comment les collaborateurs, les visiteurs, se déplacent et appréhendent réellement l’entreprise. Nos observations nous conduisent à ne surtout pas sous-estimer pas le décalage entre la réalité de la vie de l’entreprise et ce que vous percevez.

Les schémas de flux et d’organisation sont à la fois les cheminements de matières entre les postes de travail jusqu’au produit fini ou service final, mais aussi les liens à garder entre différents services ou activités dans des locaux de bureaux. Les cheminements ayant le plus de trafic sont à privilégier pour les implantations, par exemple.

Le schéma de flux va permettre de définir les principes de la nouvelle implantation et de poser les bases de la nouvelle organisation de l’entreprise.

Le schéma de flux est le cheminement suivi par les composants, la matière première au cours des différentes étapes du process. Il peut varier d’un produit à l’autre. Il démarre avec un stock et bien souvent se termine vers un autre point de stockage.

Le schéma de proximité est l’équivalent du schéma de flux pour les bureaux et les services de l’entreprise. Ils vous permettent de formaliser les liaisons entre les bureaux, les personnes.

Quels services fonctionnent avec quels autres ?

Les caractéristiques des liens entre les services en fonction des fréquences journalières, hebdomadaires. C’est l’occasion d’identifier le nombre de personnes présentes dans chaque service actuellement et d’envisager les changements à venir.

Entrepôt

COMMENT ?

Cette observation est un moment rare durant lequel vous vous autorisez à regarder votre entreprise, avec un regard neutre, orienté vers l’amélioration. Ces quelques heures sont un excellent exercice de prise de recul. 

Lors de ces opérations, nous nous posons ces questions et qui apporteront des pistes d’amélioration :

  • Pourquoi et comment le dysfonctionnement, ou autrement dit le défaut, a-t-il été rendu possible ? Quels phénomènes ont permis son apparition ?
  • Peut-on l’éliminer définitivement cet aléa et éviter le principe de récurrence en ce qui le concerne ?
  • Quelles actions appliquer pour l’éviter définitivement ?

Pour les éléments qui peuvent être supprimés ou améliorés, la meilleure question est dans ce cas « pourquoi ? »

Et ensuite arrive très vite ces autres questions : pourquoi procède-t-on ainsi ? Le processus, est-il améliorable ?

En caractérisant les différents éléments nous pouvons définir le nouveau schéma de flux à mettre en place, à partir de l’actuel. Il est ainsi plus simple de définir la nouvelle organisation et la nouvelle implantation.

Le schéma de flux est également utile pour la réalisation des plans de circulation. Il facilite la formalisation des circulations des piétons, des engins de manutention, des véhicules…

Le plan de circulation est l’un des éléments de prévention contribuant à sécuriser la circulation des personnes, des véhicules et des engins sur les sites d’entreprise.

Le schéma de proximité des différents espaces de l’organisation se présente sous forme de tableau reprenant les liaisons entre les différentes zones, différents espaces. L’espace ayant le plus de liens sera à implanter en position centrale de l’organisation. 

Nous considérons également les salles de réunions, les espaces collaboratifs, les zones de repos comme des services. Ils pourront avoir une place centrale dans votre implantation.

Quels sont les avantages des observations ?

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Avoir une parfaite photo de l’organisation

Il est difficile de revoir une organisation sans connaître celle d’origine. Cette photo permet de mettre en avant les fonctionnements à conserver et ceux qui sont à supprimer.

Picto dollar

S’inscrire dans l’histoire de l’entreprise

Cette évolution de l’organisation vécue au travers du changement de local ou de sa reconfiguration s’appuie sur votre histoire d’entreprise, vos équipes avec des objectifs précis.

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Impliquer les équipes

Lors des observations nous allons à la rencontre des équipes pour les écouter sur le projet, entendre leurs demandes et les intégrer éventuellement s’ils sont compatibles avec les objectifs du projet global.

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Avoir une vision terrain

Cette vision terrain complète les éléments obtenus, en salle, lors de l’établissement de la check-list. Nos observations viennent enrichir le plan d’actions établi avec la réalité terrain de votre entreprise.

Outil : Document XLS observation / schéma de flux

Issu d’une analyse du process, le schéma de flux est formalisé sur notre logiciel de dessin avec quelques éléments.

La symbolisation pour tracer les schémas de flux :

  • Les stocks : caractérisés par des moyens de stockage, une surface.
  • Les process et postes manuels : capacité, surface, moyens et équipements, les énergies nécessaires.
  • Les choix : en fonction des changements d’état visés.
  • Les manutentions : moyens de manutentions, allées de circulation, les énergies nécessaires
  • Les points de contrôle : moyens de contrôle, surface, capacité, les énergies nécessaires
  • Les temps d’attente : moyens de stockage pour les produits en attente, les énergies nécessaires
  • Les liens entre les étapes : correspondent aux allées de circulation et liaisons entre les différentes étapes. Ils sont associés aux manutentions.

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