Les devis et les commandes

A l’issue des consultations, le chef de projet ADICI collecte les devis des fournisseurs. Il analyse et s’assure de la conformité des offres par rapport aux demandes. A la lumière de ces éléments vous procédez aux derniers arbitrages, faites vos choix de fournisseurs.

Cette étape finalise les opérations de consultations des fournisseurs

C’est celle où les devis sont reçus et analysés afin de permettre le choix des fournisseurs les mieux adaptés au projet de réimplantation ou de déménagement. Les offres sont ajustées et comparées à l’aide de grilles d’analyse. Avec les choix des fournisseurs, ce sont les derniers arbitrages qui sont également réalisés. Les fournisseurs sont contactés et la décision prise par l’entreprise leur est annoncée.
L’étape se finalise avec la réalisation et l’envoi des commandes auprès des fournisseurs. La démarche a permis de retenir les meilleurs fournisseurs pour le projet au regard des indications et demandes portées dans les cahiers des charges. Des ajustements ou des compléments pourront toujours être demandés par la suite aux fournisseurs retenus.

    POURQUOI ?

    La connaissance précise des coûts à engager est primordiale pour le bon déroulement de votre projet de déménagement.
    Le budget est affiné avec les retours des prestataires et une première orientation se dessine quant aux choix de ces derniers.

    Ce choix est facilité par la comparaison des offres sur des critères factuels de prix, de délais, de limites de prestations.
    Il faut également tenir compte de la technicité et du savoir-faire présenté par chacun. Le moins cher n’est pas forcément le plus adapté à votre projet.

    Cette analyse réalisée, vous pouvez effectuer des arbitrages définitifs en tenant compte de votre budget et du montant global des investissements à réaliser.

    Une fois les choix arrêtés, les commandes peuvent être finalisées et envoyées aux prestataires retenus.

    Vous ne manquerez pas de prévenir les prestataires non retenus. Une explication du choix est toujours appréciée. Certains en profitent pour revoir leurs modes de fonctionnement.

    Bureau planning

    COMMENT ?

    Après avoir reçu l’ensemble des fournisseurs et prestataires, vous vous assurez que tous répondent en temps et en heure à votre consultation.
    Dès la réception des offres, vous avez à analyser ces devis par rapport à la demande initiale. Pour cela, la lecture détaillée des devis des fournisseurs est indispensable. Faites-le au regard des cahiers des charges fournis et modifiés à la suite de vos rencontres avec eux.
    Vous validez la bonne prise en compte des demandes complémentaires formulées au cours des consultations.

    Les chiffrages complémentaires non demandés au cahier des charges sont isolés comme autant d’opportunités et d’options possibles pour le projet. Les choix des fournisseurs pourront alors s’effectuer et les dernières discussions pourront être engagées au regard de ces informations chiffrées. Avec les ultimes retours de consultations, le budget est mis à jour et les derniers arbitrages sont effectués. Les commandes peuvent maintenant être envoyées aux fournisseurs.

    Lors du passage des commandes, veillez à ce que votre bon de commande fasse référence aux cahiers des charges et à l’offre du fournisseur retenu. Ces documents deviennent contractuels pour l’acte d’achat.
    Ensuite, validez les délais et les pénalités potentiellement applicables en cas de dysfonctionnement.

    Veillez à demander des accusés de réception pour l’ensemble de vos commandes avec confirmation des délais. Cela permet de suivre plus facilement les commandes auprès des fournisseurs. Ces éléments de délais sont indispensables pour la bonne organisation de la mise en œuvre du projet de réimplantation. Avec ces informations, vous confirmez les étapes constituant la bonne finalisation des commandes.

    Ces étapes incluent la réalisation des travaux chez les fournisseurs, les pré-réceptions éventuelles des équipements commandés, les opérations de montage et de mise en service.

    En vue d’organiser les opérations à venir, vous validez les demandes spécifiques des fournisseurs :

    • Surfaces de stockage à mettre à disposition
    • Délai de montage sur votre site
    • Énergies à mettre à disposition pour les travaux des fournisseurs et prestataires.

    Quels sont les avantages des devis et des offres ?

    Picto main

    Choix des meilleurs fournisseurs

    Les fournisseurs sont choisis et retenus au regard d’éléments factuels et de leur professionnalisme au regard des opérations à réaliser.

    Picto dollar

    Optimisation des coûts

    Les coûts sont optimisés et négociés pour le passage des commandes. Ils intègrent l’ensemble des éléments des cahiers des charges.

    Picto délais

    Optimisation des délais

    Les fournisseurs retenus ont fait part des délais dont ils avaient besoin pour la réalisation de leurs opérations dans le cadre du projet.

    Picto cible

    Réduction des risques fournisseurs

    La démarche de rédaction des cahiers des charges, de consultations et d’analyse des retours d’offres conduit à supprimer les risques d’incompréhension de la demande d’intervention.

    Tablette grille de réponse

    Outil : ADI-Consult
    grille de réponse :

    Avec ADI-Consult :Avec ADI-Consult :

    – Toutes les consultations sont avec des cahiers des charges.
    – Les offres obtenues sont parfaitement comparables.
    – Vous pouvez choisir les meilleurs fournisseurs pour le projet.

    Le choix des fournisseurs est facilité pour un passage des commandes en toute connaissance de cause.

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