Les cahiers des charges

Avant chaque consultation de prestataire, il est indispensable de disposer d’un cahier des charges précis.

Décrite précisément, la demande doit être claire et sans ambigüité.

Établir une relation de confiance avec les prestataires grâce au cahier des charges

Ça y est, la phase 1 est terminée et il est grand temps d’entreprendre la phase 2 avec la définition du cahier des charges. Rima, Dylan et Guillaume, trois spécialistes de l’industrie textile, ainsi qu’Adeline et Richard, professionnels de la formation, sont ravis d’entrer dans le vif du sujet.

Aidés de leur consultant ADICI, tous ont travaillé sur leur check-list depuis laquelle ils ont tiré un plan d’action. Ils ont observé leur organisation à la loupe et ont établi le plan de leur implantation actuelle afin d’identifier ce qui fonctionne et ce qui est à changer. Puis ils ont découvert avec joie les plans de leurs futurs locaux avant de définir un budget prévisionnel précis.

Désormais, il est grand temps de partir en quête de tous les prestataires utiles à leur transfert industriel et à leur déménagement d’entreprise. Et pour établir une relation de confiance saine et limiter les imprévus, mieux vaut préparer un solide cahier des charges.

    Le cahier des charges, un garde-fou essentiel

    Qu’il s’agisse des prestataires habituels ou de nouveaux partenaires, un cahier des charges correctement rédigé est l’assurance que tout le monde est bien sur la même longueur d’onde.

    Les experts ADICI de nos deux équipes dédiées au déménagement insistent sur un point crucial : pas de consultation sans cahier des charges ! Déjà parce que le cahier des charges est un excellent moyen de vérifier la fiabilité de l’entreprise avec laquelle ils s’apprêtent à faire affaire. Eh oui, s’il manque des éléments dans le devis, ce n’est pas bon signe.

    Ensuite, le budget qui a été établi jusqu’à présent n’est qu’une première estimation. Pour le valider, il va falloir s’appuyer sur les devis reçus. Il est donc indispensable que ceux-ci soient complets.

    C’est donc muni de leur check-list, du plan d’action et des plans d’implantation que les deux équipes s’attèlent à la rédaction de leur cahier des charges.

    Usine logistique

    Lancer un appel d’offres qui va droit au but

    Rima, Dylan et Guillaume doivent faire sortir de terre une toute nouvelle usine. Ce projet pharaonique a déjà bien avancé lors de la phase précédente et toutes les bases sont posées. Maintenant, il faut rentrer dans le concret en recrutant des dizaines de prestataires, d’artisans, de fournisseurs, etc.

    Ils souhaitent avant tout ne pas dévier de leur objectif. En effet, il arrive fréquemment que lors des discussions avec les prestataires éventuels, on se laisse convaincre de faire autrement que ce que l’on avait prévu. Pour éviter cela, ils demandent l’aide de leur consultant ADICI pour rédiger des cahiers des charges les plus précis possible.

    Adeline et Richard quant à eux ont moins besoin de prestataires. En effet, ils déménagent leur centre de formation dans un immeuble déjà existant. Cependant, il y a tout de même de gros travaux d’aménagement à prévoir. Eux aussi s’appuient sur l’expertise de leur consultant ADICI et sur l’outil ADI-CONSULT pour établir leur cahier des charges.

    Homme casque tablette usine

    Une méthode éprouvée

    Chacun des consultants ADICI conseille à son équipe de suivre le plan suivant :

    • présentation de la société, de son activité et de ses produits ;
    • coordonnées actuelles et futures ;
    • explication des contraintes d’implantation, d’accès ou des risques possibles ;
    • présentation des plans d’implantation ;
    • description des demandes (même des besoins optionnels) ;
    • définition des attentes et des règles à respecter ;
    • formalisation de la remise des offres et du délai de réponse ;
    • création d’une grille de réponses pour le chiffrage.

    Chaque demande correspond à un lot spécifique à chiffrer. Toutes les caractéristiques et les objectifs de performances attendus sont décrits d’un point de vue fonctionnel. Le but est de ne pas laisser le champ libre à l’interprétation de la part des partenaires potentiels.

    Une opération fastidieuse, mais indispensable

    La rédaction du cahier des charges a pris beaucoup de temps à Rima, Dylan et Guillaume. Mais ils ont conscience que c’est finalement un gain de temps pour plus tard, car en étant clairs et précis, les cahiers des charges leur apporteront des devis clairs et précis.

    Adeline et Richard aussi ont beaucoup travaillé sur leur cahier des charges.

    Ils sont très contents du résultat et ils ont hâte de recevoir les premiers devis.

    Prochaine étape pour les deux équipes : la consultation.

    Quels sont les avantages des cahiers des charges ?

    Main avec symbole monétaire pour optimisation des coûts pour votre déménagement d'entreprise

    Optimisation des coûts

    Les cahiers des charges fiabilise les demandes auprès des fournisseurs. Ils sont découpés en lots de consultation avec des options pour aller plus loin si le budget le permet.

    Horloge pour le gain de temps pour le projet de transfert d'entreprise

    Gain de temps

    Le cahier des charges permet d’uniformiser la demande avec tous les fournisseurs afin d’obtenir des offres comparables en limitant les ajustements et les cadrages des offres.

    Symbole triangle pour réduction des risques fournisseurs pour votre projet de transfert industriel

    Réduction des risques fournisseurs

    Supprimer les risques d’incompréhension ou de confusion de la demande d’intervention et les surcoûts induits par ces dysfonctionnements.

    Liste des documents évolutifs pour le transfert industriel

    Des documents évolutifs

    En fonction des rencontres de fournisseurs vous pourrez gérer des versions des cahiers de charges afin de redonner à tous les mêmes informations attendues pour le chiffrage.

    Tablette outil ADI-CONSULT

    Outil : ADI-Consult

    Pour la réalisation des cahiers des charges
    et des consultations nous vous proposons ADI-Consult.

    Pour l‘établissement de tous les cahiers des charges possibles dans le cadre du projet de réimplantation ou de déménagement de l’entreprise.

    Avec toutes les informations nécessaires pour :

    • Mener les consultations
    • Vérifier que la nouvelle organisation correspond bien à vos besoins et à vos attentes

    En complément, retrouvez nos conseils pour ces projets de déménagement d’entreprise.

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