Les cahiers des charges

Chaque consultation s’appuie sur un cahier des charges établi par ADICI. Il décrit la demande et assure la parfaite explication de la demande.

Comment trouver des fournisseurs et établir une relation de confiance pour le succès de votre déménagement ou réimplantation ?

Nous avons à bâtir une telle relation afin de diminuer au minimum les conséquences des éventuels imprévus ! Le cahier des charges permet de mettre des garde-fous auprès de vos partenaires habituels ou d’entreprise que vous ne connaissez pas.
Une seule règle : pas de consultations sans cahiers des charges. Ces documents vous permettent de faire un choix en fonction des offres de prix et de prestations actualisées et comparables. Les cahiers des charges sont réalisés à partir des plans d’actions de la check-list et des plans d’implantation.

    POURQUOI ?

    Votre budget est une estimation.
    Vous devez le confirmer en interrogeant des professionnels pour chaque ligne de votre budget.
    Les appels d’offres ont pour objectif d’obtenir les prix réels et les temps à prévoir pour les différentes opérations réalisées par des professionnels. Des arbitrages et des compromis pourront être réalisés en toute connaissance de cause, sur la base des prix obtenus.

    La première étape est donc d’écrire les cahiers des charges correspondants à vos demandes.
    La principale qualité des cahiers des charges est qu’ils permettent de cadrer et d’exprimer clairement les demandes.

    Les cahiers des charges sont des documents permettant de formaliser les relations entre les personnes ainsi que ce qui les lient.

    Le cahier des charges est l’un des éléments clé de la contractualisation des achats entre l’entreprise et ses prestataires.

    Votre demande doit être exprimée de façon précise afin d’être compréhensible par tous. En effet, quand vous rencontrez différents prestataires, vos échanges pourraient vous faire changer d’avis sur votre déménagement ou votre réimplantation.

    Beaucoup de prestataires mettent en avant leurs points forts et tentent d’orienter la prestation dans le sens de ce qu’ils savent bien faire. Il est alors fréquent de compléter les cahiers des charges à partir des informations et précisions fournies par les fournisseurs rencontrés.

    Quelle que soit la consultation que vous avez à mener, nous vous invitons à faire des cahiers des charges.

    Usine logistique
    Homme casque tablette usine

    COMMENT ?

    Les cahiers des charges reprennent les contraintes et explications du projet. Les fournisseurs et prestataires doivent parfaitement le contexte et les objectifs de ce qu’il leur est demandé.

    Ces opérations de création de cahiers des charges, de consultations, de relectures des offres sont fastidieuses. Connaître son budget est indispensable pour piloter correctement son projet.

    Vous pouvez adopter le plan suivant pour rédiger des cahiers des charges pour le déménagement :

    • Présentation de la société et de son activité, de ses produits.
    • Les coordonnées actuelles et à venir de l’entreprise sont précisées.
    • Explication des contraintes d’implantations, des accès ou encore les risques.
    • Fourniture des plans d’implantation de la future organisation.
    • Ensemble des demandes y compris des besoins optionnels. Chaque demande est un lot spécifique qui est à chiffrer.
    • Les caractéristiques sont décrites du point de vue fonctionnel ainsi que les objectifs de performances attendues.
    • Définition des attentes et des règles à respecter lors des interventions des équipes des prestataires sur le site client.
    • Formalisation de la remise des offres, du délai de réponse et avec une grille de réponse pour le chiffrage.
    • Ces documents incluent également des options pour les demandes, les conditions d’intervention sur votre site.

    L’objectif est de supprimer les toutes les possibilités d’interprétations.
    Une chose est sure et partagée par bon nombre de donneurs d’ordres, la formalisation des cahiers des charges est parfois fastidieuse à faire, mais indispensable.
    Il est toujours plus facile et beaucoup plus rapide de partir d’un document que vous n’avez qu’à modifier et corriger en fonction de vos besoins réels.

    Chez ADICI, nous réalisons depuis plus de 15 ans des cahiers des charges de consultations.

    Quels sont les avantages des cahiers des charges ?

    Picto main

    Optimisation des coûts

    Les cahiers des charges fiabilise les demandes auprès des fournisseurs. Ils sont découpés en lots de consultation avec des options pour aller plus loin si le budget le permet.

    Picto dollar

    Gain de temps

    Le cahier des charges permet d’uniformiser la demande avec tous les fournisseurs afin d’obtenir des offres comparables en limitant les ajustements et les cadrages des offres.

    Picto délais

    Réduction des risques fournisseurs

    Supprimer les risques d’incompréhension ou de confusion de la demande d’intervention et les surcoûts induits par ces dysfonctionnements.

    Picto cible

    Des documents évolutifs

    En fonction des rencontres de fournisseurs vous pourrez gérer des versions des cahiers de charges afin de redonner à tous les mêmes informations attendues pour le chiffrage.

    Tablette outil ADI-CONSULT

    Outil ADI-Consult :

    Pour la réalisation des cahiers des charges
    et des consultations nous vous proposons ADI-Consult.

    Pour l‘établissement de tous les cahiers des charges possibles dans le cadre du projet de réimplantation ou de déménagement de l’entreprise.

    Avec toutes les informations nécessaires pour :

    • Mener les consultations
    • Vérifier que la nouvelle organisation correspond bien à vos besoins et à vos attentes

    VOUS AVEZ UN PROJET ?
    PARLONS EN ENSEMBLE !