Tout est prêt avant le premier camion
Les travaux sont vérifiés, les équipements étiquetés, les stocks repérés, les opérations ordonnancées avec le déménageur.
Chacun sait ce qu'il doit faire, et comment le faire.
Le jour J, il n'y a plus qu'à exécuter.
Étape 13 - Ce qui se prépare maintenant ne se rattrape plus après
Un transfert se déroule en quelques jours. Tout ce qui n'a pas été préparé avant se paiera pendant, en attente ou en reprise.
La préparation couvre quatre chantiers.
Le site est-il prêt à recevoir ? Avant toute chose, on vérifie que les travaux sont terminés, ou suffisamment avancés pour autoriser le transfert : les énergies sont en place, et rien ne bloque l'accès ni l'installation. Un site déclaré prêt trop tôt fait revenir les camions.
Chaque chose est repérée. Les plans d'étiquetage, les plans cotés et les plans de zones sont établis puis préparés pour les opérations. Les étiquettes sont produites et posées sur les équipements et mobiliers à déplacer. Les stocks sont identifiés eux aussi : emplacement actuel et emplacement correspondant sur le nouveau site.
Chacun sait quoi faire. Un plan de communication est établi, puis présenté aux équipes : ce qui va se passer, quand, et ce que chacun doit faire. Le tableau d'étiquetage précise quelles informations porter sur les cartons, poste par poste et zone par zone.
Les opérations sont ordonnancées. Une réunion de préparation avec le déménageur planifie et ordonne le transfert selon le phasage retenu. Le plan de prévention est établi avec lui, et les autorisations de ses intervenants sont vérifiées : permis de conduite de nacelle, de chariot élévateur, habilitations nécessaires.
Le repérage complet de vos équipements
Le repérage s'appuie sur les plans produits dans ADI-Algo aux étapes précédentes :
- l'identification de tous les meubles et équipements sur les deux plans, avant et après ;
- la numérotation unique et individuelle de chaque élément ;
- la préparation et la pose des étiquettes de traçabilité ;
- le tableau d'étiquetage remis aux équipes.
Ces plans servent le jour des opérations, puis à la vérification une fois l'installation faite.
ADICI peut réaliser cette préparation pour vous, ou vous la mener vous-même à partir des plans.
CE QUE CETTE PRÉPARATION VOUS APPORTE
Tout est identifié
Chaque meuble, chaque équipement, chaque stock porte son repère, sur le plan actuel comme sur le plan futur.
Chacun sait quoi faire
Le document de préparation attribue chaque opération : ce que font vos équipes, ce que fait le déménageur, ce que font vos prestataires.
Une communication tenue
Les équipes savent ce qui va se passer et ce qu'on attend d'elles, avant les opérations et non pendant.
Un site prêt à recevoir
Travaux vérifiés, énergies en service, zones de dépose repérées. Le premier camion arrive sur un site qui peut l'accueillir.
Une question, un projet ?
Échangeons.
L'étape 13, concrètement ?
Chapitre 13/15
Une fois les travaux terminés, vous avez certainement hâte de vous retrouver dans vos nouveaux locaux afin de démarrer une nouvelle aventure.
Encore un tout petit peu de patience vous y êtes presque !
Il reste encore à déterminer le « qui fait quoi » et à préparer le déménagement d’entreprise ou le transfert d’usine afin que celui-ci ait le moins d’impact possible sur votre activité.
Une organisation savamment orchestrée
Rima, Dylan et Guillaume font appel à plusieurs de leurs collègues afin de préparer le transfert.
Des créneaux sont bloqués dans l’emploi du temps de chacun. Tous se relaient pour trier, ranger et mettre en carton tout ce qui se trouve dans les bureaux.
Guillaume en profite également pour peaufiner sa communication. En effet, en tant que Directeur des Ressources Humaines, il doit s’assurer que l’ensemble du personnel est prêt à vivre ce changement. Rima veille à ce que les engagements pris auprès des clients soient tenus pendant toute la période de transfert. Dylan, de son côté, se charge de prévenir les fournisseurs et les différents prestataires.
Un document pour éviter toute confusion
La mission la plus délicate revient tout de même à Guillaume. Il tient à ce que toutes les équipes soient mobilisées et se sentent intégrées dans le processus de déménagement. Or, certains membres du personnel abordent ce changement avec réserve, et méritent qu'on prenne le temps de leur expliquer. Afin de clarifier sa communication, un document explicatif est rédigé avec l’aide de l’ingénieur-conseil ADICI, rodé à tous ces bouleversements.
Ce document de préparation du déménagement reprend toutes les grandes étapes du transfert et indique de manière très claire « qui fait quoi ».
Enfin, les échéances principales sont notées afin d’éviter de perdre du temps et de la productivité.
Le mot d’ordre : clarté !
Adeline et Richard sont sur le pied de guerre.
Voilà plusieurs jours qu’ils étiquettent chaque élément du mobilier et chaque machine afin de ne pas se retrouver perdus au moment du déménagement.
De cette façon, les déménageurs pourront installer chaque élément directement à sa place.
Cet étiquetage se fait par numéro à partir des plans établis avec l'ingénieur-conseil ADICI.
- Un plan des locaux actuels indique chaque meuble et chaque machine représentés par des numéros.
- Un second plan des nouveaux locaux place les numéros aux bons endroits.
Ainsi, les déménageurs n’auront plus qu’à se fier aux deux plans pour disposer le mobilier comme il faut.
Après avoir trié, rangé, classé, mis en boîte et numéroté chaque élément, les deux équipes sont prêtes à vivre la dernière ligne droite : le déménagement !