Rencontrez vos prestataires avant de lire leurs prix
Un devis établi sans avoir lu le cahier des charges ni visité le site ne vaut rien.
La consultation garantit que chaque prestataire a compris ce que vous demandez.
Vous recevez alors des offres qui portent sur votre projet réel, et vous découvrez au passage les idées que le terrain vous apporte.
Étape 9 - La rencontre qui fiabilise les offres
Un prestataire qui chiffre à distance, sans avoir vu vos locaux ni lu votre cahier des charges, produit un devis qu'il devra réviser. Vous le paierez en avenants, ou en temps de découvertes de chantier. Et d'autant plus si vous avez lu l'offre en diagonale, sans vraiment l'analyser au regard du cahier des charges.
La consultation impose donc trois passages obligés : le cahier des charges est lu, le site est visité, et la demande est confirmée de vive voix.
Ce temps d'échange vous apporte deux choses :
- Des offres fiables, établies sur des locaux que le prestataire a vus et une demande qu'il a comprise. Le devis engage alors son auteur.
- Les idées du terrain. En regardant vos plans, un prestataire propose souvent une solution simple à un problème que vous pouviez penser coûteux. Votre projet s'affine aussi pendant la consultation.
C'est aussi le moment de faire respecter votre demande. Certains intervenants tenteront d'imposer leur façon de faire, selon ce qu'ils aiment vendre ou réaliser. Ce biais gonfle le devis autant qu'il fait dévier votre organisation cible. Le cahier des charges vous sert de référence et de garde-fou : vous restez sur votre trajectoire.
Vos consultations suivies au même endroit
Dans ADI-Algo, vous voyez d'un coup d'œil qui a reçu le dossier, qui a répondu et qui reste à relancer.
Les offres reçues sont rattachées à leur lot. Vous gardez la vue d'ensemble : les lots complets, ceux qui manquent d'offres, ceux qui attendent encore une réponse.
Vous ne lisez plus les devis en diagonale : vous voyez tout de suite où chaque offre s'écarte de votre demande.
Vous gardez la vue d'ensemble : les lots complets, ceux qui manquent d'offres, ceux dont les réponses sortent du périmètre.
L'ingénieur-conseil ADICI peut aussi mener les consultations pour vous : premiers contacts, réception des prestataires sur votre site, relances jusqu'à obtention d'offres exploitables.
CE QUE LES CONSULTATIONS VOUS APPORTENT
Des devis qui engagent leur auteur
Le prestataire a lu votre cahier des charges et vu vos locaux. Son prix porte sur votre projet, et non pas sur une estimation à distance.
Le suivi des échanges et des offres
Premiers contacts, visites, relances, demandes d'ajustement : chaque lot est suivi jusqu'à l'obtention d'une offre exploitable.
Une négociation possible
Les offres étant comparables, le choix est plus facile et ouvre plus facilement les portes de négociations de prix avant les passages de commandes.
Choisir les bons partenaires
Deux à trois prestataires par sujet, consultés dans les mêmes conditions. Vous en retenez de fiables, pour ce projet et pour vos ajustements à venir.
Une question, un projet ?
Échangeons.
L'étape 9, concrètement ?
Chapitre 9/15
Maintenant que l’équipe de l’usine textile, Rima, Dylan et Guillaume ainsi que l’équipe du centre de formation, Adeline et Richard ont établi leur budget et leurs cahiers des charges, ils peuvent commencer à se rapprocher des possibles intervenants en lançant les consultations et les appels d'offres.
Une mise en concurrence objective
Depuis que l’usine de textile existe, elle a toujours travaillé avec les mêmes fournisseurs et les mêmes prestataires.
Cependant, certains ont pris ce partenariat pour acquis et le service promis n’est plus vraiment au rendez-vous.
Rima la chargée de production et Guillaume le DRH prennent à cœur de trouver de nouveaux fournisseurs, notamment pour la cantine d’entreprise et le nettoyage des futurs locaux. Quant à Dylan, il se charge de la recherche des entreprises et des artisans pour la construction de la prochaine usine.
Ils se répartissent les tâches et chacun part en quête du meilleur devis. Bien que plusieurs consultations et appels d’offres soient lancés, les trois collègues interrogent également les prestataires historiques de l’entreprise.
Le cahier des charges comme référence
Adeline et Richard aussi sont à la recherche de prestataires pour les travaux de leur nouveau centre de formation.
La directrice est intransigeante : le devis doit correspondre en tout point au cahier des charges.
Elle rencontre plusieurs maîtres d’œuvre et elle se sent rapidement agacée par l’insistance de certains à vouloir lui imposer leur point de vue. Elle sait pertinemment qu’ils le font pour faire grossir le devis, mais avec l’aide de son ingénieur-conseil ADICI, elle tient bon.
En effet, la définition du cahier des charges lui a permis de visualiser précisément ce qu’il faut faire et elle ne compte pas en dévier. Heureusement, la plupart des prestataires comprennent vite son besoin et elle reçoit bientôt différents devis comprenant tous les éléments demandés.
Des consultations gagnantes
Voici quelques principes simples et efficaces pour la réalisation des consultations et appels d'offres :
- Nous menons des consultations auprès de différents prestataires, systématiquement après avoir établi des cahiers des charges.
- Ensuite, nous recevons les prestataires sur votre site.
- Enfin nous nous assurons que le cahier des charges a été lu au moins 1 fois et que le prestataire a visité le site comme il se doit.
Les offres seront propres à chaque entreprise. Mais elles doivent reprendre les lots et demandes formulées dans le cahier des charges de consultation pour être analysées.
Du côté du transfert industriel, l’opération de consultation des intervenants demande beaucoup de temps. Cependant, en discutant avec tous ces professionnels, Rima, Dylan et Guillaume ont la nette impression que le projet s’affine.
En observant les plans de la future implantation, certains prestataires ont su être force de proposition pour contourner des problèmes et trouver des solutions simples.
Malgré tout, obtenir tous les devis avant de les comparer est relativement long. Mais l’équipe prend son mal en patience, car elle sait que c’est une étape décisive dans leur projet de déménagement d’entreprise. De plus, ils sont aidés par leur ingénieur-conseil ADICI qui met tout son savoir-faire et son tact pour que les rencontres se passent au mieux.
Le prix seul ne décide pas
Les ingénieurs-conseils ADICI le savent et mettent en garde leur équipe respective : le fournisseur le moins cher n’est pas forcément le meilleur !
Afin de pouvoir comparer au mieux les devis, il est nécessaire que le cahier des charges ait été lu par le prestataire et que tous se basent dessus pour établir leur tarification. Voilà qui facilite grandement la lecture et la prise de décision.
Les spécialistes du textile et les pros de la formation ont tous rencontré entre deux et trois prestataires minimum par sujet. En recevant les devis, ils constatent que les tarifs varient parfois du simple au double. Mais ceci ne les étonne pas outre mesure et ils savent que s’il est important, le prix n’est pas forcément le critère décisif.
Les propositions tarifaires reçues, nos deux équipes sont prêtes à passer à l’analyse et à la prise de décision des devis.