Le calendrier pour déménager sans arrêter votre activité
Le planning découpe le projet en phases et donne à chacun sa date : vos équipes et vos prestataires.
Vous choisissez le moment de chaque opération plutôt que de le subir.
Et vous savez combien de temps il vous faut, ce qui répond à la vraie question du départ : quand s'y prendre.
Étape 11 - Choisissez vos dates au lieu de les subir
Les commandes sont passées, le budget est arrêté. Reste à décider quand tout se passe.
C'est là que se joue ce qui compte le plus pour votre exploitation : la continuité de l'activité.
L'atelier produit, les formations se tiennent, les livraisons partent.
Le planning répond par le phasage. Le projet est découpé en sous-projets, chacun avec ses dates de début, ses dates de fin et ses intervenants. Chaque ligne de votre plan d'action y est classée. Les actions encore ouvertes y trouvent leur place, et vous en ajoutez de nouvelles à tout moment.
Un diagramme de Gantt formalise l'ensemble. Vous y voyez l'enchaînement de ce qui doit être fait.
Le planning sert à anticiper. Il met en évidence :
- les points durs, ceux qui exigent un plan B de sécurisation,
- les stocks à constituer à l'avance,
- les ressources internes à prévoir.
Une marge de sécurité est prévue à chaque phase. Les aléas arrivent toujours ; c'est de ne pas les avoir anticipés qui coûte cher.
Ce planning se partage avec les acteurs du projet : vos équipes, de la direction aux manutentionnaires, et vos prestataires, qui savent à quel moment intervenir.
C'est ce travail d'anticipation qui rend la continuité possible. Vu de vos clients, rien ne change.
Un outil de planning intégré à votre projet
Le planning se construit directement dans ADI-Algo, avec un véritable outil de gestion de planning intégré.
Il reprend votre plan d'action : chaque ligne se rattache à une phase, reçoit ses dates, son intervenant et sa charge estimée. Rien ne se ressaisit, rien ne se perd entre deux fichiers.
Les délais annoncés par vos fournisseurs à l'étape 10 y trouvent leur place.
Le planning n'est plus une prévision à côté du projet : il en est la suite directe.
Vous l'enrichissez au fil des réunions, des échanges et des évolutions décidées en cours de route.
Chaque action nouvelle se replace dans son bon moment, et tout le monde travaille sur la même version.
Combien de temps faut-il prévoir ?
C'est la première question que pose un dirigeant, et la plus difficile à trancher sans repère. Voici l'ordre de grandeur d'un projet complet, exprimé en jours avant le déménagement. Les durées comprennent une marge de sécurité.
- Étape 1 · Check-list des besoins internes — j-180
- Étape 2 · Établissement du plan d'action — j-175
- Étape 3 · Formalisation des schémas de flux — j-170
- Étape 4 · Métrage des équipements et mobiliers — j-170
- Étape 5 · Plan d'implantation actuel — j-160
- Étape 6 · Future organisation en 2D et 3D — j-150
- Étape 7 · Budget estimatif complet du projet — j-140
Validation et prise de décision d'investissement
- Étape 8 · Réalisation des cahiers des charges — j-130
- Étape 9 · Consultations — j-120
- Étape 10 · Validation des devis et choix des fournisseurs — j-70
- Étape 11 · Établissement du planning détaillé — j-60
Délai entre les commandes et le début des travaux
- Étape 12 · Les travaux — j-50
- Étape 13 · Préparation du déménagement — j-30
- Étape 14 · Le déménagement — j-0
- Étape 15 · Le bilan de projet — j+15
Ces étapes interagissent entre elles, et certaines se superposent.
Les durées varient d'un projet à l'autre. La démarche est commune, chaque projet est unique.
Si vous traitez des actions en interne, majorez le temps prévu. Un projet mené en plus de l'activité courante avance par à-coups, et prévoir large protège autant votre calendrier que votre disponibilité pour vos clients.
Une étape non réalisée pénalise l'ensemble du projet.
CE QUE CE PLANNING VOUS APPORTE
Vos dates maîtrisées
Chaque action porte sa durée estimée, en tenant compte de vos impératifs d'exploitation et des délais annoncés par vos fournisseurs.
Chacun connaît son rôle
Les actions se répartissent entre vos équipes et vos prestataires, chacune avec son échéance. Aucune zone floue.
Des interventions coordonnées
Les prestations se succèdent dans le bon ordre : moins d'attente, moins de malfaçons, moins de surcoûts.
Une activité qui continue
Le découpage en phases fait avancer le projet sans interrompre votre exploitation. Vu de vos clients, rien ne change.
Une question, un projet ?
Échangeons.
L'étape 11, concrètement ?
Chapitre 11/15
Afin de prévoir la suite des opérations tout en poursuivant l’activité de l’entreprise dans les meilleures conditions, l’établissement d’un planning est plus que nécessaire.
Un découpage en sous-projets de ce qu’il reste à faire évite les malentendus et les mauvaises surprises.
Les étapes de la conception d’un planning
L'ingénieur-conseil ADICI qui accompagne Rima, Dylan et Guillaume depuis plusieurs mois dans le transfert industriel de leur entreprise de textile leur explique comment élaborer un planning déménagement.
Tout d’abord, il est nécessaire de découper l’ensemble du projet en sous-projets.
Une fois que le découpage est fait, on peut le détailler en partant de la check-list et du plan d’action.
À chaque étape, il est important de préciser les dates de début et de fin d’opération ainsi que les intervenants concernés.
Ce planning sert de base à toutes les personnes concernées par ce déménagement :
- les équipes allant de la direction aux manutentionnaires ;
- les prestataires qui savent ainsi à quel moment intervenir.
Le phasage ou l’art de découper un projet en sous-projets
Adeline et Richard aussi sont plongés dans la conception du planning.
La crainte de la directrice et de son responsable des programmes de formation est que les travaux prennent du retard et qu’ils ne soient pas prêts pour la rentrée. Heureusement, leur ingénieur-conseil ADICI les rassure et les aide à découper le reste des opérations en sous-projets.
Richard est un grand cinéphile et il s’amuse de constater que le phasage se déroule comme un story-board de cinéma ! On découpe l’histoire, on enchaîne les scènes, on place les acteurs…
Une fois terminé, c’est un véritable scénario qui se déroule sous ses yeux.
Un diagramme de Gantt formalise le planning. Cet outil permet de visualiser dans le temps chaque étape d’un projet et d’en définir les priorités.
Un planning efficace est un planning détaillé
Une fois le phasage terminé, il est temps de passer aux détails. Chaque ligne du plan d’action et de la check-list est passée au crible et classée dans une phase. Toutes les charges de travail sont estimées au plus juste et les actions non soldées sont incluses.
Dès à présent, le travail de la plupart des membres de chaque entreprise est chamboulé. Dans l’usine de textile, le planning s’étale sur près de 24 mois. En effet, la construction des nouveaux locaux prend du temps !
Pour le centre de formation, la prochaine rentrée scolaire est prévue dans sept mois. Cela laisse pile le temps nécessaire de faire les travaux d’aménagement et de déménager.
Cependant, les ingénieurs-conseils ADICI ne sont pas nés de la dernière pluie et ils savent être prudents. Pour chaque projet, ils prévoient une marge de sécurité afin de faire face aux aléas.
Il est temps de rentrer dans le concret !
Ça y est, la phase 2 des projets de réimplantation industrielle et de déménagement d’entreprise est terminée. Après avoir conçu un cahier des charges précis, mené des consultations auprès des prestataires, validé les devis et établi un planning détaillé, tous nos professionnels sont prêts à passer à la suite.
C’est donc avec confiance que tous entrent dans la phase 3 de leur projet : la concrétisation !