Observations, schéma de flux et de proximité
L’observation d’organisation d’entreprise pour comprendre le fonctionnement actuel sur le terrain, la formaliser sous forme de schéma de flux et identifier les proximités à privilégier.
Toute réimplantation conduit à une évolution de votre organisation
Avant de faire le grand saut, il est indispensable de prendre du recul ! C’est pour cela que l’étape de l’observation est si importante.
Cette observation d’organisation d’entreprise met en avant les points forts et les points à modifier dans les prochains locaux.
Car un déménagement est bien plus qu’un changement de locaux. Il est l’occasion de réorganiser et d’améliorer bien des aspects d’une entreprise.
Outil : Excel d’observation et le schéma de flux
Issu d’une analyse du process, le schéma de flux est formalisé sur notre logiciel de dessin avec quelques éléments.
La symbolisation pour tracer les schémas de flux :
- Les stocks : caractérisés par des moyens de stockage, une surface.
- Les process et postes manuels : capacité, surface, moyens et équipements, les énergies nécessaires.
- Les choix : en fonction des changements d’état visés.
- Les manutentions : moyens de manutentions, allées de circulation, les énergies nécessaires
- Les points de contrôle : moyens de contrôle, surface, capacité, les énergies nécessaires
- Les temps d’attente : moyens de stockage pour les produits en attente, les énergies nécessaires
- Les liens entre les étapes : correspondent aux allées de circulation et liaisons entre les différentes étapes. Ils sont associés aux manutentions.
L’observation d’organisation d’entreprise permet d’anticiper les risques à venir sur le projet.
Quels sont les avantages des observations d’organisation d’entreprise?
Avoir une parfaite photo de l’organisation
Il est difficile de revoir une organisation sans connaître celle d’origine. Cette photo permet de mettre en avant les fonctionnements à conserver et ceux qui sont à supprimer.
S’inscrire dans l’histoire de l’entreprise
Cette évolution de l’organisation vécue au travers du changement de local ou de sa reconfiguration s’appuie sur votre histoire d’entreprise, vos équipes avec des objectifs précis.
Impliquer les équipes
Lors des observations nous allons à la rencontre des équipes pour les écouter sur le projet, entendre leurs demandes et les intégrer éventuellement s’ils sont compatibles avec les objectifs du projet global.
Avoir une vision terrain
Cette vision terrain complète les éléments obtenus, en salle, lors de l’établissement de la check-list. Nos observations viennent enrichir le plan d’actions établi avec la réalité terrain de votre entreprise.
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L’étape 3, concrètement ?
Chapitre 3/15
Nous retrouvons Rima, Dylan et Guillaume ainsi qu’Adeline et Richard. Tous tiennent leur plan d’action en main et sont prêts à entrer dans le vif du sujet : le déménagement d’entreprise.
Mais leur consultant ADICI respectif les retient de vouloir aller trop vite. Eh oui, avant de foncer tête baissée vers la prochaine étape, il est bon de prendre le temps d’observer le fonctionnement actuel.
Pourquoi l’observation est-elle si importante ?
En faisant un pas de côté et en prenant une posture d’observateur, Rima, la chargée de production, et Dylan, le responsable logistique, prennent conscience de tout ce qui pourrait être amélioré au sein de l’entreprise. Ils en parlent à Guillaume, le directeur des ressources humaines.
Avec l’appui de leur expert ADICI, ils se rendent compte que ces changements peuvent non seulement améliorer le rendement de leur usine de textile, mais ils ont également le pouvoir d’améliorer grandement les conditions de travail des employés.
Quant à Adeline, directrice d’un centre de formation, elle préfère déléguer à Richard, son responsable des programmes, toute cette partie délicate.
En effet, celui-ci est continuellement sur le terrain et il a une bonne connaissance des dysfonctionnements de l’entreprise.
Observer l’entreprise à la loupe
Lors de leur période d’observation d’organisation d’entreprise, tous nos professionnels se concentrent sur les points suivants :
- Les déplacements inutiles : est-il possible de rapprocher les postes de travail dans les nouveaux locaux ? Existe-t-il des moyens techniques ou de manutentions adaptées ?
- Les réglages : quels sont les points de réglage à figer au moment de l’installation ?
- Les stocks : les espaces de stockage peuvent-ils être améliorés ? Peut-on éviter que les stocks s’abîment ou deviennent obsolètes en cas de volume trop important ?
- Les rebuts et les retouches : y a-t-il un moyen d’accélérer ce processus ?
- Les temps d’attente : peut-on réduire les temps de dépose et de reprise ?
- La fabrication : comment éviter le risque de fabriquer trop et donc d’augmenter les stocks ?
Quels sont les outils nécessaires à l’observation ?
Les experts ADICI expliquent aux équipes comment réaliser une observation optimale. Pour ce faire, ils leur présentent les deux outils complémentaires.
Tout d’abord, le schéma des flux aide à comprendre comment les produits, les matières et les personnes circulent sur le site. Ensuite, le tableau des proximités permet de définir les connexions à maintenir, à modifier ou à créer entre les espaces des zones de bureaux et les espaces communs.
En examinant un schéma de flux, il est possible de privilégier les cheminements ayant le plus de trafic pour la future implantation, par exemple. Quant au tableau des proximités, il permet de réorganiser les services de l’entreprise afin de rendre le travail plus productif.
Ces deux outils sont une excellente base à la réorganisation et à l’optimisation du temps et des déplacements de la future usine de textile et des prochains bureaux et salles de classe du centre de formation.
Une observation conséquente pour un transfert industriel d’envergure
Dans l’usine de textile, c’est l’effervescence permanente ! L’équipe dédiée au déménagement, à savoir Rima, Dylan et Guillaume sont soulagés de pouvoir déléguer l’étape de l’observation à leur consultant ADICI.
En effet, en plus d’apporter son expertise, celui-ci dispose d’un regard neutre et sans jugement sur ce qui se passe à l’intérieur de l’usine. Après avoir établi un rapport, il organise une réunion avec l’équipe de déménagement.
Pour chaque point noté, il pose les questions suivantes :
- Quels sont les phénomènes ou les évènements qui ont amené ce dysfonctionnement ?
- Peut-on éviter de reproduire cet aléa dans la future organisation ?
- Quelles sont les solutions à mettre en œuvre pour éviter la récurrence ?
Ainsi, l’équipe prend conscience que la gestion des flux entrants est mal organisée. C’est pour cela que l’espace de stockage est vite encombré. En outre, les bureaux de la direction et des services commerciaux sont trop loin les uns des autres. Voilà un point qui devra être étudié dans la prochaine usine !
Une observation tout en finesse pour une réorganisation des espaces
Du côté de Richard, il profite d’une période creuse dans le centre de formation pour observer chaque détail à la loupe. Il remarque vite que les salles de classe sont mal isolées phonétiquement.
De plus, les sanitaires se situent actuellement au bout d’un couloir étroit, ce qui provoque des embouteillages au moment des pauses. Après quelques jours d’observation, Richard et Adeline rencontrent leur expert ADICI à qui ils remettent leurs conclusions.
Tous nos professionnels ont désormais une vision nette de ce qui peut être amélioré dans les futurs locaux.
C’est alors avec confiance qu’ils se lancent dans le métrage.