Vos dysfonctionnements deviennent des gains
Vous connaissez votre organisation mieux que personne. Certains dysfonctionnements y sont pourtant devenus invisibles, à force d'exister.
L'observation sur le terrain les révèle, et votre déménagement devient l'occasion rare de les corriger. Chaque point réglé maintenant est un gain que vous garderez des années.
Étape 3 - Votre nouvelle organisation part de l'existant
Vous observez votre fonctionnement réel, vous identifiez ce qui mérite d'être conservé et ce qui gagnerait à évoluer.
Vos futurs locaux corrigent alors ce qui vous freine aujourd'hui, au lieu d'en reproduire les défauts.
Profitez de ce moment où l'organisation se pense encore sans contrainte. Les arbitrages viendront bien assez vite.
Vos schémas de flux et de proximité
Concevez une implantation où l'on se déplace moins, où le travail avance plus vite et où vos équipes gagnent en confort au quotidien. Ce sont des gains que vous récoltez chaque jour, pendant des années.
Vous voyez, noir sur blanc, comment les produits, les matières et les personnes circulent vraiment chez vous. Les rapprochements possibles et les circulations à fluidifier apparaissent clairement.
Vous arbitrez ensuite votre future implantation sur des faits observés, pas sur des impressions. Chaque défaut corrigé maintenant vous épargne une reprise coûteuse une fois installé, et vous consolidez les fondations de votre réflexion projet pour engager votre investissement en toute confiance.
En pratique, cette observation s'appuie sur deux outils d'ingénieur :
- le schéma de flux : comment tout circule sur le site,
- le tableau des proximités : quels espaces rapprocher.
CE QUE L'OBSERVATION VOUS APPORTE
Vous partez d'une base réelle
Faire évoluer une organisation commence par bien connaître celle d'aujourd'hui. Cette photo précise éclaire ce que vous gardez et ce que vous faites évoluer, en toute lucidité.
Vous poursuivez l'écriture de votre histoire
Votre nouvelle organisation s'appuie sur votre parcours, vos équipes et vos objectifs. Le changement enrichit votre histoire d'entreprise et lui offre un nouvel élan.
Vos équipes avancent avec vous
Sur le terrain, nous allons à la rencontre de vos équipes et recueillons leurs idées. Écoutées dès le départ, elles adhèrent à la nouvelle organisation et facilitent son installation.
Le terrain confirme votre préparation
Cette vision de terrain complète le travail mené en salle sur la check-list. Vos observations enrichissent le plan d'action avec la réalité concrète de votre entreprise.
Une question, un projet ?
Échangeons.
L'étape 3, concrètement ?
Chapitre 3/15
Nous retrouvons Rima, Dylan et Guillaume ainsi qu’Adeline et Richard. Tous tiennent leur plan d’action en main et sont prêts à entrer dans le vif du sujet : le déménagement d’entreprise.
Mais leur ingénieur-conseil ADICI respectif les retient de vouloir aller trop vite. Eh oui, avant de foncer tête baissée vers la prochaine étape, il est bon de prendre le temps d’observer le fonctionnement actuel.
Pourquoi l’observation est-elle si importante ?
En faisant un pas de côté et en prenant une posture d’observateur, Rima, la chargée de production, et Dylan, le responsable logistique, prennent conscience de tout ce qui pourrait être amélioré au sein de l’entreprise. Ils en parlent à Guillaume, le directeur des ressources humaines.
Avec l'appui de leur ingénieur-conseil ADICI, ils se rendent compte que ces changements peuvent non seulement améliorer le rendement de leur usine de textile, mais ils ont également le pouvoir d’améliorer grandement les conditions de travail des employés.
Quant à Adeline, directrice d’un centre de formation, elle préfère déléguer à Richard, son responsable des programmes, toute cette partie délicate.
En effet, celui-ci est continuellement sur le terrain et il a une bonne connaissance des dysfonctionnements de l’entreprise.
Observer l’entreprise à la loupe
Lors de leur période d’observation d'organisation d'entreprise, tous nos professionnels se concentrent sur les points suivants :
- Les déplacements inutiles : est-il possible de rapprocher les postes de travail dans les nouveaux locaux ? Existe-t-il des moyens techniques ou de manutentions adaptées ?
- Les réglages : quels sont les points de réglage à figer au moment de l’installation ?
- Les stocks : les espaces de stockage peuvent-ils être améliorés ? Peut-on éviter que les stocks s’abîment ou deviennent obsolètes en cas de volume trop important ?
- Les rebuts et les retouches : y a-t-il un moyen d’accélérer ce processus ?
- Les temps d’attente : peut-on réduire les temps de dépose et de reprise ?
- La fabrication : comment éviter le risque de fabriquer trop et donc d’augmenter les stocks ?
Quels sont les outils nécessaires à l’observation ?
Les ingénieurs-conseils ADICI expliquent aux équipes comment réaliser une observation optimale. Pour ce faire, ils leur présentent les deux outils complémentaires.
Tout d’abord, le schéma des flux aide à comprendre comment les produits, les matières et les personnes circulent sur le site. Ensuite, le tableau des proximités permet de définir les connexions à maintenir, à modifier ou à créer entre les espaces des zones de bureaux et les espaces communs.
En examinant un schéma de flux, il est possible de privilégier les cheminements ayant le plus de trafic pour la future implantation, par exemple. Quant au tableau des proximités, il permet de réorganiser les services de l’entreprise afin de rendre le travail plus productif.
Ces deux outils sont une excellente base à la réorganisation et à l’optimisation du temps et des déplacements de la future usine de textile et des prochains bureaux et salles de classe du centre de formation.
Une observation conséquente pour un transfert industriel d’envergure
Dans l’usine de textile, c’est l’effervescence permanente ! L’équipe dédiée au déménagement, à savoir Rima, Dylan et Guillaume, est soulagée de pouvoir déléguer l'étape de l'observation à leur ingénieur-conseil ADICI.
En effet, en plus d’apporter son expertise, celui-ci dispose d’un regard neutre et sans jugement sur ce qui se passe à l’intérieur de l’usine. Après avoir établi un rapport, il organise une réunion avec l’équipe de déménagement.
Pour chaque point noté, il pose les questions suivantes :
- Quels sont les phénomènes ou les évènements qui ont amené ce dysfonctionnement ?
- Peut-on éviter de reproduire cet aléa dans la future organisation ?
- Quelles sont les solutions à mettre en œuvre pour éviter la récurrence ?
Ainsi, l’équipe prend conscience que la gestion des flux entrants est mal organisée. C’est pour cela que l’espace de stockage est vite encombré. En outre, les bureaux de la direction et des services commerciaux sont trop loin les uns des autres. Voilà un point qui devra être étudié dans la prochaine usine !
Une observation tout en finesse pour une réorganisation des espaces
Du côté de Richard, il profite d’une période creuse dans le centre de formation pour observer chaque détail à la loupe. Il remarque vite que les salles de classe sont mal isolées phoniquement.
De plus, les sanitaires se situent actuellement au bout d’un couloir étroit, ce qui provoque des embouteillages au moment des pauses. Après quelques jours d’observation, Richard et Adeline rencontrent leur ingénieur-conseil ADICI à qui ils remettent leurs conclusions.
Tous nos professionnels ont désormais une vision nette de ce qui peut être amélioré dans les futurs locaux.
C’est alors avec confiance qu’ils se lancent dans le métrage.