ÉTUDIER LA FAISABILITÉ
Dans un projet de transfert, de réimplantation ou de déménagement, l'essentiel ne se joue pas le jour des cartons. Le déménagement lui-même ne pèse que 10 à 20 % du budget. Tout le reste, l'aménagement des nouveaux locaux, en représente 80 à 90 %.
La Phase 1, c'est le temps du travail interne : avec vos équipes, on rend visibles tous les sujets qui, ignorés, se paieraient bien plus cher plus tard, et on valide la faisabilité de votre future organisation.
Tout se décide en interne, avant d'engager la moindre dépense et d'ouvrir le projet à l'extérieur.
Phase 1 - Le détail, pas les grandes lignes
À la fin de cette phase, vous savez trois choses : ce que vous voulez faire, ce que vous ne voulez pas faire, et ce que cela coûtera. Vous les savez dans le détail.
Raisonner « en gros » à ce stade revient à bâtir sur du sable : c'est votre projet d'entreprise, il est stratégique, et il mérite ce niveau d'exigence.
Sept étapes y conduisent. Chacune prépare la suivante, et rien ne se ressaisit d'une étape à l'autre.
ÉTAPE 1
Voyez tout ce que votre projet implique
Tout commence par un inventaire des sujets, y compris ceux auxquels personne ne pense au départ : immobilier, services, sécurité, énergies, équipements, transfert.
Ce sont 750 questions, construites sur 250 projets, qui font remonter maintenant ce qui coûterait cher plus tard. En une demi-journée avec vos équipes, vous passez d'une vision que vous avez en tête à une cartographie claire et partagée.
Vous ne savez pas encore quoi décider. Vous savez enfin sur quoi vous aurez à décider.
ÉTAPE 2
De la liste des besoins au pilotage concret
Une liste de sujets reste un constat. Le plan d'actions la transforme en travail réparti : qui fait quoi, dans quel ordre, pour quand.
Certaines actions se contredisent, et c'est utile. Les arbitrages se posent maintenant, entre les acteurs du projet, plutôt que de se découvrir sur le chantier. Quand le désaccord persiste, c'est à la direction de trancher.
Vous avez désormais une feuille de route. Reste à savoir d'où vous partez.
ÉTAPE 3
Vos dysfonctionnements deviennent des gains
Vous connaissez votre entreprise. Reste à en faire un document que vos architectes, vos prestataires et vos équipes puissent lire et discuter.
C'est l'objet de cette étape. Le schéma des flux montre comment circulent les produits, les matières et les personnes. Le tableau des proximités fixe les liens à maintenir, à modifier ou à créer entre les espaces.
Au passage, l'observation fait ressortir ce que le quotidien a rendu invisible : un stock qui s'encombre, des postes trop éloignés, des temps d'attente devenus normaux à force d'exister. Sans cette mise à plat, ces défauts se recopient dans le plan futur.
Chaque dysfonctionnement est un potentiel de gain. Nous sommes riches de nos dysfonctionnements.
ÉTAPE 4
Mesurer et dessiner au plus juste
Vos fiches techniques donnent les dimensions du matériel neuf. Elles ne disent pas ce qui a été ajouté depuis : un carter, un convoyeur, une protection, une armoire de commande fixée sur le côté.
Le métrage relève ce qui existe aujourd'hui, tout le mobilier et tous les équipements, avec leurs besoins en énergie et en fluides.
Une cote estimée ne reste pas une estimation : elle passe dans le plan, puis dans le cahier des charges, puis dans le devis. Le jour de l'installation, elle devient des travaux.
Chaque mesure prise sur le terrain alimente directement les plans qui suivent.
ÉTAPE 5
Le plan de départ dont dépend tout le reste
Même en prévoyant du neuf, vous garderez une partie de l'existant.
Le budget s'en chargera : dans plus de quatre projets sur cinq, on transfère finalement plus de mobilier que prévu.
Ces mesures deviennent donc un plan : celui de votre implantation actuelle, la photo précise de votre organisation.
Sans lui, il ne reste que deux chemins :
- Tout racheter neuf, ce qui n'est plus un déménagement mais un équipement neuf, avec une facture sans commune mesure.
- Déménager à l'aveugle, sans pouvoir dire où va chaque élément le jour venu.
Ce plan rend votre projet possible à son juste coût. Il sert de matrice au plan futur, et plus tard au déménagement : chaque élément y figure déjà à sa dimension réelle.
ÉTAPE 6
C'est au local de s'adapter à votre activité
Vous avez une idée précise de votre future organisation. Vos collaborateurs aussi, et elle n'est pas tout à fait la même. Ces écarts existent déjà, mais ils ne se voient pas encore.
Le plan les rend visibles, donc discutables.
Il valide surtout que votre activité tient réellement dans les murs, existants ou projetés : circulations, distances de sécurité, ou encore les contraintes que seules vos équipes connaissent.
La 3D, la maquette imprimée et la réalité virtuelle le rendent lisible par tous, y compris ceux qui ne lisent pas un plan. Les objections sortent alors avant les travaux, quand elles sont encore des améliorations.
C'est le dernier moment où changer d'avis se règle d'un trait de crayon.
ÉTAPE 7
Vos décisions prennent leur vraie valeur
Un budget donné avant les plans est rassurant et faux. Bâti sur deux ou trois postes visibles, il oublie le reste, et l'écart se découvre au moment de payer.
Le chiffrage arrive donc après l'implantation, et il porte sur le projet réel, poste par poste. Le macro-planning situe les grandes échéances dans le même mouvement.
Vous opérez alors votre premier tri : ce que vous engagez maintenant, ce que vous reportez. Chaque arbitrage se fait sur des chiffres issus de votre propre projet.
Maintenant vous savez ce que vous voulez et à quel budget vous attendre. Vous pouvez passer à la suite : faire chiffrer ce projet par ceux qui le réaliseront.