LA DÉFINITION DES BESOINS DU PROJET

C’est la première phase de la démarche construite et proposée par ADICI. L’objectif de la définition des besoins est de prouver la faisabilité technique de la nouvelle organisation à mettre en place, en concertation avec vos équipes.

LA DEFINITION DES BESOINS DU PROJET

La définition des besoins du projet constitue la première phase de la démarche pour définir et cadre le projet en interne avant de le soumettre aux prestataires et fournisseurs.

Cette phase permet de valider la faisabilité d’implantation du projet.

La liste des besoins

ÉTAPE 1

Lister tous les sujets à prendre en compte

La première étape de ce processus consiste à lister tous les sujets impactant de près ou de loin le projet.

Vous obtenez ainsi votre check-list complète des besoins de l’entreprise pour ce projet d’évolution d’implantation.
Elle reprend des sujets aussi divers que : l’immobilier, les services, la sécurité, les énergies, les équipements, le déménagement …

ÉTAPE 2

Établir le plan d’actions

Les sujets identifiés sont des éléments incontournables pour votre projet.

La check-list étant la plus complète possible, des actions identifiées peuvent être contradictoires.
Un compromis doit donc être trouvé entre les acteurs du projet.
Si le désaccord persiste entre les acteurs, ce sera au chef de projet ou dirigeant de l’entreprise de choisir la meilleure solution pour l’organisation.

Chaque sujet listé fait ainsi apparaître les actions à prendre en compte dans le cadre du projet.

Plan d'actions
Schéma des flux

ÉTAPE 3

Observation, schéma de flux et de proximité

Votre projet de transfert ou de réimplantation est l’occasion d’observer l’organisation actuelle.

L’observation met en avant les aléas de fonctionnement.
Ces aléas sont tous des points d’amélioration de votre organisation actuelle.
Ces notions sont transposables pour l’organisation des activités tertiaires.

Chaque dysfonctionnement représente un potentiel de gain pour l’entreprise, si la nouvelle organisation en tient compte.

Nous sommes riches de nos dysfonctionnements.

ÉTAPE 4

Les métrages de l’existant

Un règle est à suivre : mesurer l’ensemble du mobilier, des équipements et pas uniquement les principaux éléments.

Ces mesures permettront de tracer les plans des implantations actuelles et à venir.

L’expérience montre que dans plus de quatre projets sur cinq, il est finalement décidé de transférer plus de mobiliers existants que prévu, pour des raisons budgétaires.

Métrages des équipements
Plan d'implantation

ÉTAPE 5

Le plan de l’implantation actuelle

Le premier plan à réaliser est celui de l’existant : votre plan de l’implantation actuelle.

Il est à réaliser si vous déménagez tout ou juste une petite partie de votre mobilier et de vos équipements.

Il permet également de faire un état des lieux physiques de votre organisation actuelle.

ÉTAPE 6

Le plan de la future implantation

Le plan de la future implantation permet de valider la faisabilité technique de l’implantation avec votre mobilier actuel et vos équipements.

Votre nouvelle implantation est conçue et réalisée à partir des relevés, mais également du recueil des besoins et du plan d’actions.

Vous bénéficiez aussi de la visualisation en 3D, déclinée au travers de la maquette imprimée en 3D et de la visualisation en réalité virtuelle.

La future implantation
La définition du budget

ÉTAPE 7

La définition du budget

Une fois l’implantation définie, nous pouvons parler du budget.

C’est la principale préoccupation, et ce, jusqu’à la fin d’un projet de déménagement.

Les dépenses s’additionnent très vite, mais sont-elles toutes prévues ?
Il est donc primordial d’obtenir une première orientation budgétaire très rapidement.

Elle permet d’orienter les premiers choix à opérer.

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