cahier des charges FonCTIONnEL
Décrite précisément, la demande doit être claire et sans ambigüité.
Établir une relation de confiance avec les prestataires grâce au cahier des charges
Pour établir une relation de confiance et limiter les imprévus, mieux vaut préparer de solides cahiers des charges fonctionnels.
Outil : ADI-Algo
Pour la réalisation des cahiers des charges fonctionnels
et des consultations nous vous proposons ADI-Algo.
Pour l‘établissement de tous les cahiers des charges possibles dans le cadre du projet de réimplantation ou de déménagement de l’entreprise.
Avec toutes les informations nécessaires pour :
- Mener les consultations et expliquer le projet de transfert,
- Vérifier que les réponses correspondent aux attentes dans le cadre du projet de réorganisation.
En complément, retrouvez nos conseils pour ces projets de déménagement d’entreprise.
Les avantages des cahiers des charges fonctionnels ?
Optimisation des coûts
Les cahiers des charges fiabilisent les demandes auprès des fournisseurs. Ils sont découpés en lots de consultation avec des options pour aller plus loin si le budget le permet.
Gain de temps
Le cahier des charges fonctionnel permet d’unifier la demande auprès des fournisseurs et d’obtenir des offres comparables, tout en limitant les ajustements des offres.
Réduction des risques fournisseurs
Supprimer les risques d’incompréhension ou de confusion entre la demande et la réponse, pour éviter les surcoûts induits par ces dysfonctionnements.
Des documents évolutifs
En fonction des rencontres de fournisseurs, des versions des cahiers de charges sont gérées afin de redonner à tous les mêmes informations attendues pour le chiffrage.
VOUS AVEZ UN PROJET ?
PARLONS EN ENSEMBLE !
L’étape 8, concrètement ?
Chapitre 8/15
Aidées de leur consultant ADICI, les équipes ont travaillé sur leur projet et ils ont découvert avec joie les plans de leurs futurs locaux avant de définir un budget prévisionnel précis.
Désormais, il est temps de consulter les prestataires utiles à leur projet de déménagement d’entreprise.
Le cahier des charges fonctionnel, un garde-fou essentiel
Les experts ADICI de nos deux équipes dédiées au déménagement insistent sur un point crucial : pas de consultation sans cahier des charges !
Déjà, parce que le cahier des charges est un excellent moyen de vérifier la fiabilité de l’entreprise avec laquelle ils s’apprêtent à faire affaire. Eh oui, s’il manque des éléments dans le devis, ce n’est pas bon signe.
Ensuite, le chiffrage qui a été établi jusqu’à présent n’est qu’une première estimation. Pour valider le budget, il va falloir s’appuyer sur les devis reçus. Il est donc indispensable qu’ils soient complets.
C’est donc muni de leur check-list, du plan d’action et des plans d’implantation qu’il est temps de s’atteler à la rédaction de tous les cahiers des charges fonctionnels.
Lancer un appel d’offres qui va droit au but
L’étude de ce projet pharaonique est déjà bien avancée grâce à la phase précédente. Toutes les bases sont posées. Maintenant, il faut rentrer dans le concret en choisissant les meilleurs prestataires, artisans, fournisseurs… pour le projet.
Ils souhaitent avant tout ne pas dévier de leur objectif. En effet, il arrive fréquemment que lors des discussions avec les prestataires éventuels, on se laisse convaincre de faire autrement que ce que l’on avait prévu. Pour éviter cela, ils demandent l’aide de leur consultant ADICI pour rédiger des cahiers des charges fonctionnels qui soient le plus précis possible.
Adeline et Richard quant à eux ont moins besoin de prestataires. En effet, ils déménagent dans un immeuble déjà existant. Cependant, il y a tout de même de gros travaux d’aménagement à prévoir. Eux aussi s’appuient sur l’expertise de leur consultant ADICI pour établir leurs cahiers des charges fonctionnels de consultation.
Une méthode éprouvée
- Présentation de la société, de son activité et de ses produits ;
- Coordonnées actuelles et futures ;
- Explication des contraintes d’implantation, d’accès ou des risques possibles ;
- Présentation des plans d’implantation ;
- Description des demandes* détaillées (même des besoins optionnels) ;
- Définition des attentes et des règles à respecter ;
- Formalisation de la remise des offres et du délai de réponse ;
- Création d’une grille de réponses pour le chiffrage.
*Chaque demande correspond à un lot spécifique à chiffrer. Toutes les caractéristiques et les objectifs de performances attendus sont décrits d’un point de vue fonctionnel. Le but est de ne pas laisser le champ libre à l’interprétation de la part des partenaires potentiels.
Une opération fastidieuse, mais indispensable
Les acteurs de l’entreprise ont été sollicités juste pour les temps de relecture.
Rima, Dylan et Guillaume ont conscience que la formalisation des besoins au travers de ces cahiers des charges fonctionnels est un gain de temps pour plus tard. Car en étant clairs et précis, les cahiers des charges fonctionnels leur apporteront des devis clairs et précis.
Adeline et Richard aussi ont beaucoup travaillé sur les cahiers des charges fonctionnels rédigés par ADICI.
Ils sont très contents du résultat et ils ont hâte de recevoir les premiers devis.
Prochaine étape pour les deux équipes : la consultation.