Une demande claire donnera des devis comparables
Le cahier des charges fonctionnel décrit ce que vous attendez, sans imposer la solution.
Vos prestataires répondront tous à la même question.
Vous comparerez des offres portant sur le même périmètre, et vous validerez votre budget sur des devis complets.
Étape 8 - Pourquoi rien ne se consulte sans cahier des charges
Votre budget de l'étape 7 est une estimation. Pour le valider, il faut des devis comparables, c'est-à-dire des devis où chacun a répondu à la même demande.
Sans cahier des charges, trois choses arrivent.
- Les offres deviennent incomparables : périmètres différents, hypothèses implicites, options absentes chez l'un et incluses chez l'autre. Le prix le plus bas est souvent celui qui en dit le moins.
- Vos décisions se défont : au fil des rendez-vous, un prestataire propose sa propre façon de faire, et l'organisation que vous avez conçue pendant l'étude se dilue sans que personne ne l'ait décidé.
- Les malentendus se paient à l'exécution : ce qui n'était pas écrit devient un avenant, un supplément, un retard.
Le cahier des charges fonctionnel formule votre besoin, pas la solution technique. Vous décrivez le résultat attendu et vos contraintes ; chaque prestataire propose ce qu'il sait faire de mieux pour y répondre. Vous gardez l'accès aux bonnes idées du marché, sans perdre la maîtrise de votre projet.
Du local au lot, pour ne rien oublier entre les deux
Avant tout cahier des charges, chaque local reçoit sa fiche : le descriptif complet de ses besoins, local par local. Tous les lots envisagés y figurent.
C'est l'inverse de la démarche habituelle, qui part du corps de métier.
Partir du local évite les oublis aux interfaces : la prise qui manque derrière la cloison prévue par un autre lot, l'évacuation absente sous l'équipement, le renfort non demandé au bon endroit. Ces oublis se découvrent en général sur le chantier.
Les fiches locaux sont ensuite regroupées par corps de métier. Chaque regroupement devient un cahier des charges fonctionnel.
Un dossier propre à chaque consultation : présentation de votre entreprise et de son activité, contraintes d'accès et d'implantation, plans joints, description fonctionnelle des besoins, options à chiffrer séparément, règles à respecter, délai de réponse et grille de chiffrage à remplir.
Le découpage en lots vous donne deux libertés :
- Consulter le bon prestataire pour chaque métier ;
- Arbitrer poste par poste si le budget l'exige, sans remettre l'ensemble en question.
Les dossiers sont versionnés. Quand un échange avec un fournisseur fait évoluer la demande, tout le monde reçoit la même version, et les offres restent comparables.
CE QUE CES DOSSIERS VOUS APPORTENT
Des offres enfin comparables
Tous les prestataires répondent à la même demande, sur le même périmètre. Vous comparez des prix, pas des interprétations.
Votre organisation préservée
La demande écrite tient face aux propositions de chacun. Ce que vous avez décidé pendant l'étude reste ce qui sera réalisé.
Un test de fiabilité du fournisseur
Un devis qui laisse des éléments de côté vous renseigne sur le prestataire avant même de l'avoir choisi.
Aucun oubli entre les lots
Chaque local est décrit avant d'être découpé par métier. Les interfaces entre corps d'état sont vues à la rédaction, pas sur le chantier.
Une question, un projet ?
Échangeons.
L'étape 8, concrètement ?
Chapitre 8/15
Aidées de leur ingénieur-conseil ADICI, les équipes ont travaillé sur leur projet et elles ont découvert avec joie les plans de leurs futurs locaux avant de définir un budget prévisionnel précis.
Désormais, il est temps de consulter les prestataires utiles à leur projet de déménagement d'entreprise.
Le cahier des charges fonctionnel, un garde-fou essentiel
Qu’il s’agisse des prestataires habituels ou de nouveaux partenaires, un cahier des charges fonctionnel correctement rédigé est l’assurance que tout le monde est bien sur la même longueur d’onde.
Les ingénieurs-conseils ADICI de nos deux équipes dédiées au déménagement insistent sur un point crucial : pas de consultation sans cahier des charges !
Déjà, parce que le cahier des charges est un excellent moyen de vérifier la fiabilité de l’entreprise avec laquelle ils s’apprêtent à faire affaire. Eh oui, s’il manque des éléments dans le devis, ce n’est pas bon signe.
Ensuite, le chiffrage qui a été établi jusqu’à présent n’est qu’une première estimation. Pour valider le budget, il va falloir s’appuyer sur les devis reçus. Il est donc indispensable qu'ils soient complets.
C’est donc muni de leur check-list, du plan d’action et des plans d’implantation qu'il est temps de s’atteler à la rédaction de tous les cahiers des charges fonctionnels.
Lancer un appel d’offres qui va droit au but
Rima, Dylan et Guillaume doivent réussir le transfert de leur activité dans une toute nouvelle usine.
L'étude de ce projet pharaonique est déjà bien avancée grâce à la phase précédente. Toutes les bases sont posées. Maintenant, il faut rentrer dans le concret en choisissant les meilleurs prestataires, artisans, fournisseurs... pour le projet.
Ils souhaitent avant tout ne pas dévier de leur objectif. En effet, il arrive fréquemment que lors des discussions avec les prestataires éventuels, on se laisse convaincre de faire autrement que ce que l’on avait prévu. Pour éviter cela, ils demandent l’aide de leur ingénieur-conseil ADICI pour rédiger des cahiers des charges fonctionnels qui soient le plus précis possible.
Adeline et Richard quant à eux ont moins besoin de prestataires. En effet, ils déménagent dans un immeuble déjà existant. Cependant, il y a tout de même de gros travaux d’aménagement à prévoir. Eux aussi s’appuient sur l’expertise de leur ingénieur-conseil ADICI pour établir leurs cahiers des charges fonctionnels de consultation.
Une méthode éprouvée
Chaque ingénieur-conseil ADICI explique, à son équipe, qu'il suit le plan suivant :
- Présentation de la société, de son activité et de ses produits ;
- Coordonnées actuelles et futures ;
- Explication des contraintes d’implantation, d’accès ou des risques possibles ;
- Présentation des plans d’implantation ;
- Description des demandes* détaillées (même des besoins optionnels) ;
- Définition des attentes et des règles à respecter ;
- Formalisation de la remise des offres et du délai de réponse ;
- Création d’une grille de réponses pour le chiffrage.
*Chaque demande correspond à un lot spécifique à chiffrer. Toutes les caractéristiques et les objectifs de performances attendus sont décrits d’un point de vue fonctionnel. Le but est de ne pas laisser le champ libre à l’interprétation de la part des partenaires potentiels.
Un travail de rédaction qui se rentabilise
La rédaction des cahiers des charges fonctionnels est réalisée par l'ingénieur-conseil ADICI.
Les acteurs de l'entreprise ont été sollicités juste pour les temps de relecture.
Rima, Dylan et Guillaume ont conscience que la formalisation des besoins au travers de ces cahiers des charges fonctionnels est un gain de temps pour plus tard. Car en étant clairs et précis, les cahiers des charges fonctionnels leur apporteront des devis clairs et précis.
Adeline et Richard aussi ont beaucoup travaillé sur les cahiers des charges fonctionnels rédigés par ADICI.
Ils sont très contents du résultat et ils ont hâte de recevoir les premiers devis.
Prochaine étape pour les deux équipes : la consultation.