Vos décisions prennent leur vraie valeur
L'étape 7 rassemble tout ce que l'étude a produit pour la définition de la nouvelle organisation : vos besoins, votre feuille de route, vos plans actuel et futur.
Le budget estimatif et le macro-planning traduisent cette organisation en chiffres et en dates.
Ils vous permettent d'arbitrer, en toute connaissance de cause, entre ce que vous engagez maintenant et ce que vous reportez.
Étape 7 - Le moment où le projet devient chiffré
Vous avez posé vos besoins, bâti votre feuille de route, dessiné votre organisation actuelle et future. L'étude a produit une vision complète.
L'étape 7 marque le temps d'arrêt : vous traduisez cette vision en budget et en macro-planning.
Ce moment arrive après les plans, et c'est volontaire. Dès qu'un prix entre dans la discussion, il pèse sur toutes les décisions qui suivent. Vous avez donc d'abord conçu l'organisation qui sert votre activité. Le budget vient ensuite trancher.
Vous opérez alors votre premier tri : ce que vous engagez dès maintenant, ce que vous reportez à un investissement ultérieur. Chaque choix se fait sur des chiffres issus de votre projet réel.
Par expérience, le transport représente 10 à 20 % du total.
Tout le reste, l'aménagement et l'adaptation des locaux en tête, en représente 80 à 90 %.
Chiffrer l'ensemble vous place donc devant le vrai enjeu financier de votre projet.
Un chiffrage complet, poste par poste
Le budget se construit dans ADI-Algo, à partir des quantités issues de vos plans.
Chaque thème du projet porte son prix de référence, constitué au fil des consultations menées projet après projet. Vous partez de coûts constatés sur le terrain, pas d'une page blanche.
Vous obtenez un tableau détaillé, poste par poste, qui répond à une question simple : ce projet est-il réaliste pour votre entreprise, et quel en est le véritable enjeu financier ?
Vous l'ajustez ensuite autant que nécessaire.
Chaque arbitrage se répercute dans le total, et vous mesurez immédiatement l'écart avec l'enveloppe que vous vous étiez fixée.
Le macro-planning se construit dans le même mouvement : il situe les consultations, les travaux et le déménagement les uns par rapport aux autres, et vous donne la durée réelle de votre projet.
Garder la mémoire de vos décisions
La phase d'étude produit des dizaines de décisions, souvent prises en réunion et traduites directement sur un plan.
Six mois plus tard, le plan reste. Les raisons, elles, s'oublient. Quand la question ressurgit pendant les travaux, plus personne ne se souvient pourquoi cette cloison avait été placée là.
La synthèse de fin d'étude conserve cette mémoire : les décisions prises, leurs motivations, les options écartées. Elle reste facultative, mais elle rend service tout au long du projet.
CE QUE CE BUDGET VOUS APPORTE
Un investissement cadré
Vous connaissez le montant réel assez tôt pour ajuster l'implantation ou reporter une dépense, en gardant l'esprit de l'organisation intact.
Vos intervenants identifiés
Le budget révèle la liste des fournisseurs et prestataires à consulter. Vous savez qui doit intervenir, et à quel moment.
De meilleures conditions
Les appels d'offres se préparent à l'avance et se lancent au bon moment. Vous négociez à votre rythme.
Vos dates posées
Le macro-planning situe travaux, consultations et déménagement les uns par rapport aux autres. Vous voyez la durée réelle du projet.
Une question, un projet ?
Échangeons.
L'étape 7, concrètement ?
Chapitre 7/15
Après l’engouement et l’émotion provoqués par la découverte des plans de leur future implantation, il est temps pour Rima, Dylan, Guillaume, Adeline et Richard de redescendre sur Terre.
Eh oui, l’heure est venue de définir le budget du projet de déménagement !
C’est donc tôt le matin et accompagné d’un bon café que nous retrouvons nos trois professionnels du textile. Rima, Dylan et Guillaume sont dans les bureaux de leur usine. Quant à Adeline et Richard, ils ont choisi de se retrouver à l’heure du déjeuner et en dehors de leur centre de formation. Tous ont rendez-vous avec leur ingénieur-conseil ADICI qui les aide et les conseille dans ce processus délicat.
Dernière ligne droite avant la fin de la phase 1
Définir un budget du projet de déménagement de l'entreprise ne se fait pas à la va-vite !
En effet, obtenir une première orientation budgétaire permet de faire ses premiers choix et de valider le plan d’action. De plus, c’est ainsi qu’il est possible d’évaluer le nombre de cahiers des charges à constituer et le nombre d’appels d’offres à lancer.
Mais au fait, pourquoi terminer la phase 1 par le budget et surtout pourquoi le définir après la conception des plans ?
C’est ce que Guillaume, le DRH de l’usine de textile et Adeline, la directrice du centre de formation ne cessent de se demander. Depuis qu’ils ont lancé le projet de déménagement d’entreprise, tous les deux n’ont qu’une question à la bouche : mais combien ça coûte ?
En fait, il y a deux raisons pour lesquelles il est plus judicieux de définir un budget à la fin de la phase 1.
La première est qu’ainsi, aucun poste de dépenses n’est omis. Cela permet d’opérer des arbitrages en toute connaissance de cause et de faciliter les compromis. C’est d’ailleurs pour cela que la méthode ADICI prévoit de commencer par la check-list et le plan d’action !
La seconde raison est qu’il est plus simple de commencer par définir un budget, même approximatif, quand on connait à l’avance tous les tenants et les aboutissants d’un déménagement et qu’on sait où on veut aller. Le plan de la future implantation est justement là pour aider à visualiser son rêve d’entreprise sans contraintes.
Le budget : un indicateur de choix
La méthode de chiffrage proposée par ADICI est éprouvée et facile à utiliser.
Tout d’abord, il s’agit de se baser sur le projet « idéal » en utilisant le plan de la future implantation et d’établir un budget complet. Pour ce faire, nous prenons en compte même les rêves les plus fous comme le système de traçabilité ultra moderne que souhaite Dylan ou le billard dans la salle de pause des élèves imaginé par Richard.
Dans un second temps, nous mesurons l'écart avec l'enveloppe envisagée, en nous appuyant sur les priorités. Certaines dépenses sortent du périmètre, d'autres sont reportées dans le temps : le billard de la salle de pause attendra, et Dylan installera son système de traçabilité l'année suivante.
Le budget du projet de déménagement se présente sous la forme d’un tableau. Il reprend chaque poste de dépenses dans le détail.
Si nécessaire, il est alors possible de reprendre et de modifier le plan de la future implantation. Ainsi il correspond aux nouvelles décisions qui sont prises.
Enfin, une liste des cahiers des charges et des fournisseurs à contacter est établie. Le budget définitif ne sera validé qu’une fois tous les devis reçus et étudiés.
Un chiffrage plus rapide que prévu
Nos deux équipes passent plusieurs heures à étudier le chiffrage.
Pourtant, une fois qu’ils ont terminé, ils sont étonnés de la rapidité et de la précision avec lesquelles ils ont défini le budget. Il faut dire qu’ils connaissaient déjà le projet par cœur !
Cependant, Adeline et Richard sont bien embêtés. Cette histoire de mur porteur dans l’une des salles de classe nécessite de plus gros travaux que prévu. Ils comprennent qu’ils devront faire quelques concessions. Qu’à cela ne tienne, ils sont tout de même ravis d’en prendre conscience maintenant avant qu’il ne soit trop tard !
Une fin de phase 1 encourageante !
Nous sommes lundi matin et Rima, Dylan et Guillaume ont rendez-vous avec la direction. Tous sont confiants et sereins, car ils savent qu’aucun détail n’a été omis.
C’est Rima, la chargée de production, qui ouvre le bal en présentant le plan d’action tiré de la check-list. Elle a préparé un compte-rendu des observations qui ont été faites lors de l’étape 3. Elle soumet alors à ses supérieurs les conclusions sur les points forts et les points faibles de l’usine aujourd’hui.
Puis Dylan, le responsable logistique, prend le relais et explique comment fonctionnera la nouvelle usine de textile en s’appuyant sur les plans de l’usine actuelle. Il s'appuie également sur ceux de la prochaine implantation. Il impressionne même le directeur en exposant une maquette en 3D des futurs locaux.
Enfin, c’est avec le sentiment du devoir accompli et sans aucun doute que Guillaume présente le budget prévisionnel à sa direction. Il détaille chaque poste de dépenses avec précision. Il évoque les prestataires à faire intervenir à chaque étape du processus.
Rima, Dylan, Guillaume, Adeline et Richard sont tous ravis de cette première phase de leur projet de transfert industriel et de déménagement d’entreprise.
Tous se sentent désormais prêts à attaquer la phase 2 : la fiabilisation, en commençant par la rédaction du cahier des charges.