Étape 4 — Le métrage de l’existant

Cette étape consiste à mesurer précisément l’intégralité des équipements, machines et éléments immobiliers présents dans l’entreprise. Comme l’étape 3, elle se déroule sur le terrain : c’est la deuxième et dernière étape où la donnée est collectée en conditions réelles d’exploitation.

À quoi sert cette étape

Le métrage de l’existant alimente directement la création du plan actuel à l’étape 5 et la conception du plan futur à l’étape 6. C’est lui qui garantit que les éléments dessinés sur les plans ont des dimensions exactes et des positions vérifiées, et non des estimations à la louche. Il est impératif que ce relevé soit précis : un plan basé sur des mesures approximatives produira des erreurs coûteuses en cours de projet, soit lors des consultations fournisseurs, soit pire, le jour du déménagement.

Chaque mobilier, équipement et machine présent sur le plan actuel reçoit un identifiant unique. Cet identifiant est ensuite reporté sur le plan futur à l’étape 6, ce qui permet d’établir la correspondance directe entre les emplacements actuels et les emplacements futurs. Cette correspondance est l’une des clés du succès de l’efficacité de l’emménagement : elle garantit que chaque élément trouve sa place sans hésitation le jour J.

Comment l’utiliser

Lorsque vous arrivez sur la page de l’étape 4, vous accédez à un écran organisé en cinq blocs : l’import des mesures (avec le téléchargement de l’application Android), les dates de métrage prévues, la gestion des photos, la date de finalisation, et le commentaire avec le bouton de validation. Les deux boutons bleu et vert en haut donnent accès à l’application Android de relevé et à sa notice d’utilisation.

Téléchargez l’application Android au format APK depuis le bouton « Application Android », puis téléchargez sa notice d’utilisation depuis le bouton « Notice de l’application ». Lisez la notice avant d’aller sur le terrain : elle vous explique comment installer l’application sur une tablette ou un téléphone Android, comment saisir vos mesures, et comment exporter les données au format CSV à l’issue de la session.

Allez sur le terrain. Mesurez l’ensemble des équipements, machines et éléments immobiliers du site dans son état actuel : dimensions, positions, mais aussi besoins en énergie et en fluides associés à chaque équipement (l’application Android intègre des champs dédiés pour ces informations). Saisissez vos mesures directement sur la tablette pendant que vous êtes sur place — c’est beaucoup plus rapide et fiable que de prendre des notes papier puis de les ressaisir au bureau (alternative à l’application Android).

Au fur et à mesure du métrage, prenez des photos. ADI-Algo intègre un outil de gestion des photos par zone qui vous permet de les organiser par espace (Accueil, Bureau, Salle de réunion, Atelier, etc.). Vous pouvez ensuite les visualiser et les commenter, et les avoir sous la main au moment où vous travaillerez sur les plans.

Une fois le métrage terminé, exportez vos mesures depuis l’application Android au format CSV et importez le fichier dans le bloc « Fichiers de mesure » de la page de l’étape 4. Renseignez ensuite les dates de métrage effectivement réalisées (vous pouvez en saisir plusieurs si le métrage s’est étalé sur plusieurs sessions), puis la date de finalisation. Ces dates permettent de garder une trace du moment où les métrages ont été faits. Vous pourrez y indiquer les éléments marquants de ces journées de mesures.

Complétez le commentaire dans le bloc Compte rendu en notant les surprises rencontrées sur le terrain, les zones difficiles d’accès, les éléments qu’il a fallu estimer faute de pouvoir mesurer. La barre d’avancement est un indicateur de remplissage : elle progresse à mesure que vous renseignez les différents éléments de l’étape et passe à 100 % au moment où vous validez l’étape. Activez le bouton « Valider l’étape » et passez à l’étape 5, où vous transformerez ces mesures en plan d’implantation actuelle.

Bonnes pratiques et points de vigilance

• La précision du métrage conditionne tous les plans qui suivent. Une erreur de quelques centimètres sur une dimension de bureau ou sur l’emprise d’une machine peut sembler négligeable au moment du relevé. Elle ne l’est pas. Quand cette erreur se cumule sur plusieurs dizaines d’éléments dans le plan futur, elle peut produire un agencement qui ne fonctionne tout simplement pas dans le bâtiment cible. Mesurez deux fois plutôt qu’une lorsque vous avez le moindre doute.
• Utilisez l’application Android — la prise de notes papier est une fausse économie. Saisir les mesures sur tablette, directement aux postes, vous évite la double saisie au bureau (par expérience, avec cette ressaisie au bureau le temps d’obtention du plan est doublé au minimum), supprime les erreurs de transcription, et structure les données dans le format que Visio attend ensuite. La notice d’utilisation est courte ; investissez vingt minutes dans sa lecture avant de partir et vous économiserez plusieurs heures sur le terrain.
• Identifiez chaque élément dès le métrage. Chaque équipement, mobilier ou machine que vous mesurez recevra un identifiant unique au moment du relevé (automatique sur tablette et à faire manuellement dans le cas du relevé sur papier). C’est cet identifiant qui permettra ensuite, à l’étape 6 et au moment du déménagement, d’établir la correspondance entre l’emplacement actuel et l’emplacement futur. Sans identifiants, vous perdrez un temps considérable à reconstituer les correspondances le jour du déménagement.
• Photographiez systématiquement, même si vous croyez vous souvenir. L’organisation des photos par zone dans ADI-Algo est faite pour ça : prendre beaucoup de photos sans avoir à les classer immédiatement (ADI-Algo facilite cette opération de classement et d’identification des photos). Photographiez les vues d’ensemble de chaque zone, les détails des installations techniques (raccordements, fluides, alimentations), les contraintes physiques (poteaux, dénivelés, hauteurs sous plafond, spécificités au sol, besoins d’accès), et les zones difficiles à décrire avec des mots. Vous serez heureux de pouvoir y revenir plusieurs jours voire semaines plus tard.
• N’oubliez pas les besoins en énergie et en fluides. L’application Android intègre des champs pour saisir, à côté des dimensions, les besoins en électricité, eau, air comprimé, gaz, aspiration… à chaque équipement. Profitez du moment où vous êtes physiquement à côté de la machine pour les renseigner. Reconstituer ces données plus tard est laborieux et conduit à des oublis qui se paient au moment des consultations fournisseurs en phase 2.
• Comptez large sur le temps de terrain. Comme pour l’étape 3, le métrage prend généralement plus de temps qu’on ne l’imagine. Pour un site industriel de 20 à 100 personnes, prévoyez plusieurs jours, et si possible étalez-les sur plusieurs sessions pour permettre à votre œil de se reposer entre deux passages. Un métrage bâclé vous coûtera plusieurs jours de correction par la suite.

À l’issue de cette étape, vous disposez d’un relevé précis et structuré de tous les équipements, machines et éléments immobiliers du site actuel, ainsi que d’une banque de photos organisées par zone. L’étape 5 vous permettra de transformer ces données en plan d’implantation actuelle dans Microsoft Visio.