Vous savez exactement ce que vous achetez
Les offres se comparent enfin entre elles : lot par lot d'abord, puis toutes ensemble.
Vous arrêtez alors deux décisions sur un budget vérifié : les lots que vous engagez, et le fournisseur retenu pour chacun.
Chaque commande part avec son dossier complet, où figure tout ce sur quoi votre prestataire s'est engagé.
Étape 10 - Vous savez exactement ce que vous achetez
À l'étape précédente, chaque offre s'appréciait pour elle-même. Ici, elles se confrontent.
Lot par lot d'abord. Les offres d'un même lot sont comparées à la grille de chiffrage préparée à l'étape 8. Les écarts apparaissent : ce qui manque chez l'un, ce qui a été interprété autrement, ce qui a été ajouté. Un montant plus bas s'explique souvent par une prestation absente, et la bonne affaire se paie plus tard en compléments.
Tous les lots ensuite. Les prix retenus sont consolidés dans un tableau de suivi qui couvre l'ensemble du projet. Votre budget cesse d'être une estimation : c'est le montant sur lequel vous vous engagez.
Deux décisions se prennent alors, et elles vous appartiennent entièrement.
- Les lots que vous achetez maintenant, ceux que vous reportez, ceux que vous traitez autrement. Vous ajustez sur des prix vérifiés, en préservant l'organisation que vous avez conçue.
- Le fournisseur retenu pour chaque lot. Vous choisissez sur ce qu'il propose réellement, et pas uniquement sur son montant.
L'analyse assistée, la décision vous appartient
Dans ADI-Algo, le module d'intelligence artificielle confronte chaque offre au cahier des charges et met en évidence les écarts, les manques et les ajouts.
Vous consacrez votre temps à décider, pas au dépouillement.
Il vous aide aussi à préparer vos réponses : demandes de précision, ajustements à obtenir, relances.
Les courriels sont proposés, vous les validez.
Le tableau de suivi des prix se met à jour au fil de vos choix. Chaque arbitrage se répercute dans le total, lot par lot, jusqu'au budget définitif.
Tout ce sur quoi votre prestataire s'est engagé
Un devis ne dit pas tout. Pendant les consultations, votre prestataire s'est engagé bien au-delà : un délai confirmé par message, une précision technique apportée par retour de courriel, une option maintenue au même prix.
Ces engagements comptent autant que l'offre. Encore faut-il les retrouver.
Vous conservez dans ADI-Algo un dossier par fournisseur retenu : le cahier des charges, son offre signée, le bon de commande si vous l'ajoutez au dossier, et l'ensemble des échanges qui ont précisé la demande. Le bon de commande gagne d'ailleurs à renvoyer explicitement au cahier des charges et à l'offre retenue.
Vous pouvez le joindre à votre commande : les engagements deviennent alors partie intégrante de ce que vous commandez.
Le jour où une question surgit sur le chantier, vous ne discutez pas de mémoire. Vous rouvrez le dossier.
CE QUE CETTE ÉTAPE VOUS APPORTE
Un choix sur des faits
Chaque offre est évaluée par rapport au cahier des charges. Vous retenez un prestataire sur ce qu'il propose réellement, pas sur une impression.
Le budget réel
Les prix de tous les lots sont consolidés dans un même tableau. Vous engagez le projet sur des montants vérifiés pour les lots retenus.
Des délais annoncés
Chaque fournisseur retenu a indiqué le temps nécessaire à son intervention. Ces durées peuvent alimenter votre planning.
Tout par écrit
Offre, cahier des charges, bon de commande et échanges rassemblés par fournisseur. Sur le chantier, vous vous appuyez sur des écrits.
Une question, un projet ?
Échangeons.
L'étape 10, concrètement ?
Chapitre 10/15
Nous avons laissé Rima, Dylan, Guillaume, Adeline et Richard en pleine recherche de prestataires. Retrouvons-les quelques semaines plus tard, les devis du projet de tous ces professionnels à la main.
Dans un premier temps, leur ingénieur-conseil ADICI vérifie les documents un par un afin de s’assurer de leur conformité par rapport au cahier des charges.
Avec une grille de lecture élaborée lors de la conception du cahier des charges, les professionnels du textile et les spécialistes de la formation décryptent chaque devis du projet.
À l’heure des derniers arbitrages : devis du projet
Ce matin, Rima, Dylan, Guillaume et leur ingénieur-conseil ADICI se retrouvent dans la salle de réunion de leur usine de textile. L’heure est grave et tous se tournent vers l’écran de projection où chaque devis du projet défile.
L’étape est délicate, car l’équipe dédiée au déménagement souhaite ardemment travailler avec les meilleurs. Une erreur de jugement pourrait ralentir considérablement le chantier de construction et d'emménagement vers la prochaine usine.
Rima et Guillaume se sont chargés de trouver les futurs prestataires de services de la nouvelle usine. Quant à Dylan, il tient à sélectionner lui-même les artisans et entreprises qui travailleront sur le projet.
Tous connaissent les cahiers des charges sur le bout des doigts et chaque devis est passé au peigne fin pour s’assurer que la demande a été parfaitement comprise.
Déjà, les devis du projet « bâclés » sont écartés laissant le champ libre à ceux qui répondent aux besoins.
Garder le budget en tête tout en restant flexible
Du côté du centre de formation, la même concentration règne dans le bureau de la directrice où Adeline et Richard étudient avec minutie chaque devis.
Les devis trop chers sont rapidement mis de côté, car malheureusement, Adeline n’a pas un budget extensible.
Cependant, le remplacement du mur porteur dans la salle de classe par une poutre et deux poteaux coûte plus cher que prévu. Alors, Adeline et Richard demandent conseil à leur ingénieur-conseil ADICI pour remodeler le budget et revoir certaines dépenses à la baisse.
Malgré tout, ils ne choisissent pas le prestataire le moins cher. En effet, ce travail délicat nécessite un véritable savoir-faire. Alors, Richard a fait jouer ses relations pour recevoir des avis et trouver un prestataire de confiance.
L'arbitrage final
Ça y est, la quête des prestataires touche à sa fin pour les deux équipes de déménagement d’entreprise.
L’arbitrage définitif a été réalisé en fonction du budget et des compétences des fournisseurs et artisans.
Ceux qui n’ont pas été sélectionnés ont été remerciés et les autres reçoivent le devis approuvé et dûment signé. Aussi, lors de la validation, l'ingénieur-conseil ADICI vérifie que le bon de commande fait bien référence au cahier des charges ainsi qu’à l’offre du fournisseur qui a été retenu.
Maintenant que tous les montants sont connus et que les délais sont définis, le budget s'affine. Il est définitivement validé. Avant de passer à la dernière phase du projet, il reste à définir un planning précis.