consultationS des intervenants
Avant de demander un devis, il est indispensable de rencontrer les potentiels intervenants et prestataires. Cet échange permet de s’assurer de la parfaite compréhension de la demande lors des consultations et appels d’offres.
Consulter les intervenants pour obtenir des devis précis
Avant d’obtenir un devis, il est primordial que les deux parties se rencontrent et échangent. En effet, cela évite que le devis ne soit fait à la va-vite et sans réelle compréhension des tenants et des aboutissants du cahier des charges.
De plus, c’est le meilleur moyen de poser les bases d’un partenariat sain et durable.
Outil : ADI-Algo
ADI-Algo : Consultations projet de transfert.
ADI-Algo c’est aussi une démarche de gestion des consultations et appels d’offres des fournisseurs.
Elle vous permet de disposer de cahiers des charges pour l’ensemble des consultations à mener. C’est également une solution de sous-traitance des consultations des fournisseurs et de gestion des appels d’offres.
Structurer les appels d’offres, c’est la raison d’être d’ADI-Algo
Avec ADI-Algo :
- Toutes les consultations sont avec des cahiers des charges.
- Les offres obtenues sont parfaitement comparables.
- Vous pouvez choisir les meilleurs fournisseurs pour le projet.
En complément, retrouvez nos conseils pour ces projets de déménagement d’entreprise.
Quels sont les avantages des consultations ?
Des offres comparables
Avec le cahier des charges et les ajustements demandés lors des consultations, nous nous assurons que les offres soient comparables.
Gain de temps
Nous gérons pour vous les contacts avec les fournisseurs : les premiers contacts, les relances, les demandes d’ajustements et l’établissement des synthèses.
Optimisation des coûts
Les offres étant comparables, le choix est plus facile et ouvre plus facilement les portes de négociations de prix avant les passages de commandes.
Trouver les meilleurs partenaires
Les consultations organisée et rigoureuses pour trouver les meilleurs fournisseurs pour l’entreprise et surtout pour le projet à réaliser.
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L’étape 9, concrètement ?
Chapitre 9/15
Maintenant que l’équipe de l’usine textile, Rima, Dylan et Guillaume ainsi que l’équipe du centre de formation, Adeline et Richard ont établi leur budget et leurs cahiers des charges, ils peuvent commencer à se rapprocher des possibles intervenants en lançant les consultations et les appels d’offres
Une mise en concurrence objective
Depuis que l’usine de textile existe, elle a toujours travaillé avec les mêmes fournisseurs et les mêmes prestataires.
Cependant, certains ont pris ce partenariat pour acquis et le service promis n’est plus vraiment au rendez-vous.
Rima la chef de projet et Guillaume le DRH prennent à cœur de trouver de nouveaux fournisseurs, notamment pour la cantine d’entreprise et le nettoyage des futurs locaux. Quant à Dylan, il se charge de la recherche des entreprises et des artisans pour la construction de la prochaine usine.
Ils se répartissent les tâches et chacun part en quête du meilleur devis. Bien que plusieurs consultations et appels d’offres soient lancés, les trois collègues interrogent également les prestataires historiques de l’entreprise.
Le cahier des charges comme référence
Adeline et Richard aussi sont à la recherche de prestataires pour les travaux de leur nouveau centre de formation.
La directrice est intransigeante : le devis doit correspondre en tout point au cahier des charges.
Elle rencontre plusieurs maîtres d’œuvre et elle se sent rapidement agacée par l’insistance de certains à vouloir lui imposer leur point de vue. Elle sait pertinemment qu’ils le font pour faire grossir le devis, mais avec l’aide de son expert ADICI, elle tient bon.
En effet, la définition du cahier des charges lui a permis de visualiser précisément ce qu’il faut faire et elle ne compte pas en dévier. Heureusement, la plupart des prestataires comprennent vite son besoin et elle reçoit bientôt différents devis comprenant tous les éléments demandés.
Des consultations gagnantes
Voici quelques principes simples et efficaces pour la réalisation des consultations et appels d’offres :
- Nous menons des consultations auprès de différents prestataires, systématiquement après avoir établi des cahiers des charges.
- Ensuite, nous recevons les prestataires sur votre site.
- Enfin nous nous assurons que le cahier des charges a été lu au moins 1 fois et que le prestataire a visité le site comme il se doit.
Les offres seront propres à chaque entreprise. Mais elles doivent reprendre les lots et demandes formulées dans le cahier des charges de consultation pour être analysées.
Du côté du transfert industriel, l’opération de consultation des intervenants demande beaucoup de temps. Cependant, en discutant avec tous ces professionnels, Rima, Dylan et Guillaume ont la nette impression que le projet s’affine.
En observant les plans de la future implantation, certains prestataires ont su être force de proposition pour contourner des problèmes et trouver des solutions simples.
Malgré tout, obtenir tous les devis avant de les comparer est relativement long. Mais l’équipe prend son mal en patience, car elle sait que c’est une étape décisive dans leur projet de déménagement d’entreprise. De plus, ils sont aidés par leur expert ADICI qui met tout son savoir-faire et son tact pour que les rencontres se passent au mieux.
Ne pas se précipiter sur le plus offrant
Les consultants ADICI le savent et mettent en garde leur équipe respective : le fournisseur le moins cher n’est pas forcément le meilleur !
Afin de pouvoir comparer au mieux les devis, il est nécessaire que le cahier des charges ait été lu par le prestataire et que tous se basent dessus pour établir leur tarification. Voilà qui facilite grandement la lecture et la prise de décision.
Les spécialistes du textile et les pros de la formation ont tous rencontré entre deux et trois prestataires minimum par sujet. En recevant les devis, ils constatent que les tarifs varient parfois du simple au double. Mais ceci ne les étonne pas outre mesure et ils savent que s’il est important, le prix n’est pas forcément le critère décisif.
Les propositions tarifaires reçues, nos deux équipes sont prêtes à passer à l’analyse et à la prise de décision des devis.