Étape 1 — La checklist

La checklist est le point de départ de votre projet. Elle vous permet de dresser, en une seule fois et de façon exhaustive, l’inventaire des sujets à prendre en compte pour votre transfert ou votre réimplantation. Elle s’appuie sur près de 750 thèmes issus de plus de 250 projets accompagnés.

À quoi sert cette étape

Cette étape n’a qu’un seul objectif : ne rien oublier. Dans un projet de transfert, ce qui fait déraper les délais et le budget, ce ne sont presque jamais les sujets visibles — c’est ce qui n’a pas été anticipé. La checklist sert à rendre visible l’invisible, en parcourant méthodiquement les neuf grands domaines du projet : immobilier, services et conseils, entretien et sécurité, constructeurs et métiers du bâtiment, énergies et fluides, déménagement, équipements et services généraux, industrie et logistique, et enfin actions liées à la réimplantation.

Le résultat de cette étape alimente directement l’étape 2 (le plan d’actions) et l’étape 7 (le budget) : tout ce que vous cochez ici sera repris automatiquement dans la suite du parcours. C’est pour cette raison qu’il est essentiel d’y consacrer le temps nécessaire et de la traiter sérieusement.

Comment l’utiliser

Lorsque vous arrivez sur la page de l’étape 1, vous accédez à un écran qui regroupe l’ensemble des informations à renseigner pour cadrer la réunion de travail : la date de réalisation, la date de finalisation prévue, le temps que vous avez passé en réunion checklist en heures (à des fins statistiques), ainsi que le bloc commentaire dans lequel vous noterez les points marquants. Le bouton rouge « Checklist » en haut à droite est celui qui ouvre l’outil proprement dit.

Avant d’ouvrir la checklist, prenez le temps de remplir la feuille de présence en cliquant sur le bouton « Présence ». Vous pouvez saisir manuellement les participants un à un, ou — c’est la méthode la plus simple — afficher le QR code à l’écran et demander à chaque participant de le flasher avec son téléphone pour s’inscrire lui-même. Les contacts ainsi recueillis sont automatiquement synchronisés avec l’annuaire du projet, ce qui vous évitera de les ressaisir plus tard.

Cliquez ensuite sur le bouton rouge « Checklist » pour ouvrir l’outil. Vous arrivez sur la page d’accueil organisée en neuf thèmes principaux. Chaque thème affiche le nombre d’éléments déjà sélectionnés sur le total disponible — c’est votre indicateur d’avancement et il vous aide à ne pas perdre le fil pendant les longues séances de travail.

Ouvrez chaque thème principal pour accéder aux sous-catégories (niveau 2), puis aux éléments à cocher (niveau 3). Cochez tous les éléments concernés par votre projet. Chaque sous-catégorie est illustrée d’une image et accompagnée d’un texte court qui en explique le périmètre, ce qui vous aide à arbitrer rapidement les sujets qui s’appliquent à votre situation et ceux qui ne s’appliquent pas.

En cas de doute sur la signification d’un élément, cliquez sur le point d’information à droite de son intitulé. Un panneau « Voir les détails » s’ouvre et vous présente trois rubriques : Infos (à quoi correspond le thème), Conseils (ce qu’il faut prévoir et les bonnes pratiques) et Bon à savoir (une anecdote ou un retour d’expérience terrain). Prenez l’habitude d’ouvrir ce détail dès que vous hésitez : mieux vaut prendre dix secondes pour lire la description que de cocher au hasard ou, pire, de passer à côté d’un sujet structurant.

Une fois la checklist parcourue dans son intégralité, revenez sur la page de l’étape 1. Le compteur de thèmes sélectionnés et la barre d’avancement confirment que l’outil a bien enregistré vos choix (la barre d’avancement sera à 100 % avec la validation de l’étape 1). Renseignez ensuite le commentaire dans le bloc B : notez les points d’attention, les décisions prises en réunion, les sujets à creuser. Activez le bouton « Valider l’étape » et cliquez sur « Suivant » pour passer à l’étape 2. Votre validation est enregistrée dans l’historique, consultable à tout moment.

Bonnes pratiques et points de vigilance

• Ne réalisez jamais la checklist seul. L’intérêt de cet exercice n’est pas seulement de cocher des cases — c’est de provoquer un effet de rebond entre les participants. Chaque acteur clé soulève des sujets auxquels les autres n’auraient pas pensé, et c’est ce croisement de regards qui rend la checklist exhaustive. Faire participer plusieurs personnes a aussi un second bénéfice, souvent sous-estimé : tout le monde repart avec la même compréhension du projet et les mêmes objectifs. Vous gagnerez ce temps de cadrage tout au long de la suite du projet.
• Réunissez en une seule séance le chef de projet et les acteurs clés du projet : direction, production, qualité, maintenance, informatique, ressources humaines selon les enjeux. Pour un utilisateur expérimenté qui connaît bien l’outil, comptez trois à quatre heures de travail. Si c’est votre première utilisation d’ADI-Algo, prévoyez environ le double — mais ne cherchez pas à tout faire en une seule séance. Au contraire : étalez le travail sur deux ou trois sessions plus courtes. Vous laisserez ainsi le temps à votre réflexion de cheminer entre les séances, et vous reviendrez avec des sujets auxquels vous n’aviez pas pensé sur le moment.
• Ne cherchez pas à décider pendant la réunion — cherchez à identifier. Si un sujet est évoqué par un participant, cochez-le, même si vous n’êtes pas certain qu’il s’applique. Vous arbitrerez plus tard, dans le plan d’actions de l’étape 2 ou dans le budget de l’étape 7. À ce stade du projet, le risque de l’oubli est bien plus grand que le risque d’avoir trop coché. Si un sujet est abordé en réunion, c’est qu’il représente un risque pour celui qui l’a évoqué. Ne pas en tenir compte créerait un frein au changement.
• Le commentaire de fin d’étape n’est pas une formalité. Notez-y les sujets sensibles, les zones de désaccord, les décisions prises, les noms des personnes ressources. Quand vous reviendrez sur ce projet dans trois ou six mois, ces quelques lignes vous éviteront de devoir reconstituer la mémoire de la réunion — un projet de transfert se déroule sur plusieurs mois et il est fréquent d’oublier des aspects qui paraissaient évidents au moment où ils ont été traités.

À l’issue de cette étape, vous disposez d’un inventaire complet et partagé des sujets de votre projet. L’étape 2 transformera automatiquement ces thèmes cochés en plan d’actions structuré.