Étape 7 — Budget, macro-planning et synthèse de phase 1
Cette étape clôture la phase 1 de votre projet. Elle vous permet d’estimer le budget prévisionnel sur la base du plan futur défini à l’étape 6, de construire le macro-planning des opérations à venir, et de formaliser la synthèse de tous les livrables de la phase 1. C’est à l’issue de cette étape que vous prenez la décision Go ou No-Go pour engager la phase 2.
À quoi sert cette étape
L’étape 7 transforme le travail conceptuel des étapes précédentes en réalité financière et temporelle. Le budget prévisionnel donne à l’entreprise une vision concrète de l’investissement à prévoir, basée sur la liste complète des postes identifiés à la checklist et sur les prix issus de plus de 250 projets accompagnés par ADICI. Le macro-planning donne des repères temporels sur la suite du projet à partir d’un phasage des opérations principales.
Le budget est volontairement réalisé en fin de phase 1, et pas avant.
La raison est essentielle à comprendre : lorsque les questions financières interviennent trop tôt dans le projet, elles guident les choix d’organisation. Les décideurs commencent à arbitrer en fonction du coût avant même de savoir ce qu’il faut. L’effet réel est qu’on s’aperçoit en cours de projet qu’il manque des postes, qu’ils coûtent plus cher rajoutés tardivement, et que la nouvelle organisation perd en cohérence au fur et à mesure des ajustements. Bâtir d’abord la cible organisationnelle puis y associer un budget produit un projet cohérent ; faire l’inverse produit une succession de compromis.
Une fois les notions budgétaires introduites, elles occupent l’esprit des décideurs et des responsables financiers jusqu’à la fin du projet. Ce sont elles qui orienteront la plupart des choix. C’est pour cela qu’il est crucial qu’elles arrivent à un moment où la cible organisationnelle est suffisamment définie pour pouvoir résister aux arbitrages financiers.
Comment l’utiliser
Lorsque vous arrivez sur la page de l’étape 7, vous accédez à un écran organisé en six blocs : les ressources (avec un accès rapide au plan d’actions, au plan 3D et au modèle de synthèse), le bloc Budget, le bloc Phasage, le bloc Action phasage qui croise les actions et le phasage, le bloc Synthèse pour déposer le document de synthèse de phase 1, et le commentaire avec le bouton de validation. Le bouton rouge « Bilan de surfaces » en haut à droite reste accessible si vous voulez consulter à nouveau le bilan.
L’outil budget
Cliquez sur le bouton rouge « Budget » dans le bloc B pour ouvrir l’outil budget. Vous obtenez une liste complète des postes pouvant être pris en compte pour votre projet, organisée par grandes catégories (Immobilier, Services et conseils, Entretien et sécurité, Constructeurs et métiers du bâtiment, Énergies et fluides, Déménagement, Équipements et services généraux, Industrie et logistique, Actions pour la réimplantation — on retrouve ici la structure de la checklist de l’étape 1). Pour chaque poste, ADI-Algo propose une quantité par défaut et un prix unitaire issus de consultations réalisées par ADICI sur de nombreux projets. Le total est calculé automatiquement.
Les prix proposés ne sont pas un chiffrage absolu : ce sont des ordres de grandeur. Modifiez les quantités en fonction de votre projet réel, et ajustez les prix unitaires si vous avez des références plus précises (devis déjà obtenus, prix négociés sur d’autres projets). La colonne « Commentaire » vous permet de garder trace de chaque ajustement.
Le bouton « Masquer détails » en haut de l’outil vous permet de basculer entre une vue complète et une vue synthétique qui ne montre que les totaux par grande catégorie. La vue synthétique est utile pour les présentations en réunion, où vous voulez montrer la structure globale du budget sans noyer l’auditoire dans le détail des postes.
Un champ « Aléas » vous permet d’ajouter un pourcentage de provision sur l’ensemble du budget. C’est une bonne pratique pour tout projet de transfert : prévoyez systématiquement une marge pour les imprévus, qui ne manqueront pas d’arriver. Le total final s’affiche en bas avec la mention « Budget estimé ».
Comme pour le plan d’actions, la suppression d’une ligne de budget envoie celle-ci dans une corbeille consultable depuis le bouton dédié, et vous pouvez restaurer une ligne supprimée par erreur. Le bouton « Exporter » vous permet de télécharger l’intégralité du budget au format Excel multi-onglets (Budget, Charges mensuelles, Coûts internes, Surface).
L’outil phasage
Le bloc C donne accès à l’outil de phasage du projet via le bouton rouge « Phasage ». Cet outil vous permet de décomposer le projet en grandes phases successives (1ère partie, 2ème partie, etc.), avec pour chacune une description, une durée en jours, une date de début et une date de fin. Le nombre total de phases est affiché en haut. Cet outil de phasage vous donne une vision immédiate de la durée totale du projet.
Pour chaque phase, vous pouvez définir un prédécesseur (une phase qui doit être terminée avant que celle-ci ne démarre) et le type de relation entre les deux phases. Quatre types sont disponibles :
- Fin → Début — la phase suivante démarre quand la précédente est terminée. C’est le cas le plus courant.
- Début → Début — les deux phases démarrent simultanément.
- Fin → Fin — les deux phases se terminent simultanément.
- Début → Fin — la phase suivante doit se terminer quand la précédente démarre. Cas particulier mais utile pour certaines contraintes.
Ces liens sont la base d’un véritable macro-planning de Gantt : ADI-Algo génère automatiquement la visualisation Gantt simplifiée à partir de votre saisie.
Vous pouvez ajouter autant de phases que nécessaire en cliquant sur « Ajouter », et exporter le phasage complet au format Excel pour le partager avec des interlocuteurs qui n’ont pas accès à ADI-Algo.
L’outil Action phasage
Le bloc D donne accès à l’outil « Action phasage » via le bouton rouge éponyme. Cet outil croise le plan d’actions de l’étape 2 avec le phasage que vous venez de définir : il vous permet d’affecter chaque action à une phase, et de visualiser le tout sous forme de Gantt détaillé organisé suivant les trois grandes phases de la méthode ADI-Algo (Phase 1 : Besoins, Phase 2 : Fiabilisation, Phase 3 : Concrétisation).
Cet outil est précieux pour transformer un plan d’actions plat en planning opérationnel structuré dans le temps. Vous pouvez basculer entre une vue par jour, par semaine ou par mois selon le niveau de détail souhaité, et exporter l’ensemble au format Excel pour le partager.
La synthèse de phase 1
Le bloc E vous permet de déposer le document de synthèse de la phase 1. Téléchargez le modèle de synthèse depuis le bouton « Modèle synthèse » dans les ressources, complétez-le avec les éléments de votre projet, puis importez la version finalisée dans le bloc « Documents de synthèse ». Renseignez la date de remise et la date de finalisation de la synthèse.
Le document de synthèse est essentiel : un projet de transfert se déroule sur plusieurs mois, et il est fréquent d’oublier des éléments qui paraissaient évidents au moment où ils ont été décidés. La synthèse formalise les décisions, les éléments ayant servi à la prise de décision, et les engagements pris. Elle constitue la mémoire de la phase 1 et le point de référence pour les phases suivantes.
Avec le budget, le phasage, le plan d’actions priorisé et la synthèse, vous disposez de tous les éléments nécessaires pour prendre une décision Go ou No-Go factuelle sur la poursuite du projet et le lancement de la phase 2. Activez le bouton « Valider l’étape » pour clôturer la phase 1. La barre d’avancement est un indicateur de remplissage : elle progresse à mesure que vous renseignez les différents éléments de l’étape et passe à 100 % au moment où vous validez l’étape.
Bonnes pratiques et points de vigilance
- Le budget arrive à l’étape 7, jamais avant — c’est une règle de méthode. Si vous laissez les questions financières s’introduire dès l’étape 1 ou 2, elles guideront tous les choix d’organisation et le projet perdra en cohérence. Tenez bon, même si la direction vous demande des chiffres en amont. Vous pouvez répondre que le chiffrage arrivera quand la cible sera définie, et que c’est précisément cette discipline qui évite les projets dont on s’aperçoit en cours de route qu’ils n’ont pas les moyens de leurs ambitions ou qu’ils ne correspondent pas à ce qui aurait pu ou dû être fait.
- Les prix par défaut sont des ordres de grandeur, pas un devis. Les valeurs proposées par ADI-Algo viennent de plus de 250 projets et sont suffisamment fiables pour donner une première vision de l’investissement. Mais ce ne sont pas des prix engageants. Au moment des consultations fournisseurs en phase 2, vous obtiendrez des prix précis qui pourront diverger, dans un sens ou dans l’autre. Le budget de l’étape 7 est un budget de cadrage, pas un budget contractuel.
- Prévoyez systématiquement une provision pour aléas. Un projet de transfert sans aléas n’existe pas. Le champ « Aléas » de l’outil budget est fait pour cela : ajoutez un pourcentage de provision (typiquement 15 à 30 % à cette étape, selon la complexité du projet) pour absorber les imprévus. Cette provision diminuera naturellement au fil du projet, à mesure que les consultations fournisseurs en phase 2 viendront préciser les chiffres. Cette provision n’est pas du gaspillage — c’est de la sécurité financière qui évite d’avoir à arbitrer en urgence des choix de dernière minute.
- Réfléchissez au phasage des investissements sur plusieurs années. Avoir une vision globale de la future organisation reste un objectif, mais sa mise en place peut se faire en plusieurs phases sur plusieurs années sans arrêter le projet de transfert. Cela donne au projet une cohérence et permet aux phases transitoires d’être acceptées par tous au regard de la réalité économique. L’implantation définie pour la nouvelle organisation peut également être revue en fonction de la réalité financière du projet — c’est plus facile à faire à l’étape 7 qu’à mi-parcours.
- Le macro-planning n’est pas un planning détaillé — il donne des repères. À ce stade du projet, vous ne pouvez pas avoir un planning précis à la semaine près. Le macro-planning donne des grandes phases avec leurs durées indicatives et leurs enchaînements logiques. Le planning détaillé sera construit en phase 2, une fois les fournisseurs consultés et leurs délais connus. Ne cherchez pas la précision excessive ici — cherchez la cohérence d’ensemble.
- Le document de synthèse est la mémoire de la phase 1 — investissez du temps dedans. Téléchargez le modèle, prenez le temps de le remplir sérieusement, faites-le relire à un acteur clé du projet. Quand vous reviendrez sur ce projet dans trois, six ou douze mois, ou quand un nouveau collaborateur prendra le relais, ce document sera votre seule trace structurée des décisions prises et de leur justification. Une synthèse bâclée se paie en perte de temps tout au long de la phase 2 et de manière amplifiée en phase 3.
- La décision Go ou No-Go doit être factuelle, pas émotionnelle. Tous les éléments produits dans cette étape — budget, phasage, action phasage, synthèse — convergent vers une seule question : ce projet est-il faisable, dans le délai, dans le budget, avec les ressources disponibles ? Posez la question franchement à la direction et donnez-lui la possibilité de dire non. Un No-Go bien argumenté en fin de phase 1 vaut beaucoup mieux qu’un Go aveugle qui se transformera en échec en phase 2 ou 3. C’est précisément la valeur de la phase 1 dans la méthode ADI-Algo : permettre une décision éclairée avant tout engagement irréversible.
À l’issue de cette étape, vous disposez d’un budget chiffré, d’un macro-planning structuré, d’un plan d’actions phasé et d’un document de synthèse. La phase 1 est complète. Vous êtes en mesure de prendre une décision Go ou No-Go factuelle pour engager la phase 2 de votre projet — la phase de fiabilisation, qui démarre avec l’étape 8 (cahiers des charges).