Le planning d’interventions

La faisabilité temporelle du projet est établie par découpage du déménagement en sous-projets et par intégration des actions déjà identfiées. Il permet de prévoir les opérations, tout en poursuivant votre activité, quelle qu’elle soit.

Avant la réalisation du planning détaillé, le découpage du projet en phases va permettre de le fractionner en sous-projets.

Cette opération est indispensable pour la bonne réalisation d’un transfert. Elle minimise les temps d’arrêt de l’activité. Elle contribue à rendre le transfert transparent pour vos clients. Ensuite, le planning détaillé est établi à partir de ce phasage, en y intégrant les actions qui découlent de la check-list. L’ensemble des actions sont reprises pour construire le planning et sont réparties en fonction des phases des opérations de réimplantation. A chaque action, à chaque ligne du planning sont associées les dates de début et de fin d’opérations.

    POURQUOI ?

    Avant tout planning détaillé, il faut établir le phasage de votre déménagement.

    Ce phasage est l’organisation des mouvements et des étapes des opérations de transfert ou de réimplantation. L’objectif du phasage est de minimiser les temps d’arrêt de votre activité du point de vue de vos clients, lors de votre transfert. Le projet peut être mener sans arrêter votre activité et tout en impliquant vos équipes dans sa mise en œuvre.

    Le phasage se fait tel un story-board de cinéma !

    Les coupes, les enchaînements sont imaginés afin que les opérations du déménagement soient transparentes auprès de vos clients. Vous pouvez ensuite constituer le planning détaillé du projet à partir du phasage. Il reprendra également l’ensemble des actions non soldées du projet.

    Généralement, le planning de votre déménagement ou réimplantation débute au minimum 180 jours avant le transfert physique, soit six à huit mois en amont. Mais il est fréquent que le temps nécessité par votre projet soit de plus d’1 an.

    Le planning facilite l’estimation de la charge de travail pour les équipes en interne. Elle s’ajoutera à l’activité quotidienne, avec son lot d’actions à faire avancer.

    Réunion planning

    COMMENT ?

    Vous veillerez à identifier des phases qui peuvent être déclenchées indépendamment des autres. Elles permettent des ajustements en cas de retard lors de la phase de mise en œuvre du projet.
    Le phasage est le découpage en sous-projets de votre projet global de transfert ou de réorganisation d’entreprise. Chaque partie est l’une des étapes du projet de transfert ou de réimplantation.
    Une fois le phasage établi, il faut passer à la création du planning du déménagement ou de la réimplantation.

    Le planning est établi en affectant les actions à chaque étape du projet.

    Pour mémoire, ces actions sont définies préalablement avec la création de votre check-list et avec l’établissement de vos plans d’implantation.

    Pour chaque étape du planning, une date de début et une date de fin vont être définies grâces aux actions la composant. Les dates et les durées sont fixées pour chaque action en fonction des priorités et des délais moyens que l’expérience renseigne.

    Cela va être formalisé et organisé au travers de votre diagramme de Gantt du projet. C’est un outil utilisé dans la gestion de projet afin de visualiser les différentes actions ainsi que leurs temps nécessaires de réalisation.

    Vous établissez un ordre de priorité parmi les différents éléments.

    Chaque action est présentée sous la forme d’une barre horizontale et positionnée sur une grille qui représente l’axe du temps du projet.

    Il est prudent de prendre en compte une marge de sécurité du planning sur l’ensemble du projet ; il y a de fait une mutualisation des temps de sécurité pour faire face aux aléas.

    L’estimation du temps est majorée pour les actions faites en interne.

    Quels sont les avantages du planning ?

    Picto main

    Maîtrise du temps

    Toutes les étapes, les actions sont planifiées et possèdent des durées de réalisation estimées en tenant compte des impératifs de l’entreprise et des délais des fournisseurs.

    Picto dollar

    Implication des équipes

    Les équipes sont impliquées dans la réalisation du planning. Celui-ci est coordonné avec le fonctionnement quotidien de l’entreprise. Les actions sont réparties entre les équipes internes et les fournisseurs.

    Picto délais

    Optimisation des coûts

    Les actions sont anticipées et la coordination prévue pour la globalité de votre projet.

    Picto cible

    Un projet transparent pour vos clients

    Le découpage en phases du projet de transfert permet de le dérouler sans arrêter votre activité.

    Tablette outil Smartsheet

    Outil : Smarsheet :

    Pour posséder la maîtrise du temps nous mettons à votre disposition notre plateforme ADI-Sched.

    Voici le rétro-planning d’un projet avec ses grandes étapes :
    (Les temps indiqués comprennent une marge de sécurité)

    Démarche étape 1 – Check-list des besoins internes                           j-180
    Démarche étape 3 – Formalisation des schémas de flux                     j-170
    Démarche étape 4 – Métrage équipements et mobiliers                      j-170
    Démarche étape 5 – Plans d’implantation actuels 2D                          j-160
    Démarche étape 6 – Future organisation 2D et 3D                               j-150
    Démarche étape 2 – Établissement du plan d’actions                          j-150
    Démarche étape 7 – Estimatif du budget complet du projet                j-140

    Validation et prise de décision d’investissement.

    Démarche étape 11– Établissement du planning détaillé                    j-130
    Démarche étape 8 – Réalisation des cahiers des charges                  j-130
    Démarche étape 9 – Consultations                                                          j-120
    Démarche étape 10 – Validation des devis et choix                               j-70

    Délais entre les commandes et le début des travaux

    Démarche étape 12 – Préparation de la mise en place                          j-50
    Démarche étape 13 – Préparation du transfert                                        j-30
    Démarche étape 14 – Opérations de transfert                                           j-0
    Démarche étape 15 – Après le déménagement                                     j+15

    Les étapes non réalisées pénalisent l’ensemble du projet.

    Ces étapes, décrites dans notre site internet, interagissent entre elles et certaines peuvent même se superposer du fait de leurs complémentarités. Notons cependant, que les durées peuvent varier d’un projet à l’autre. Même si la démarche est commune, chaque déménagement est unique !
    Si vous traitez des actions en internes, nous vous invitons à en majorer le temps afin de limiter les risques de dérapages.

    Deux réalités peuvent justifier ces précautions :

    • Vous menez les actions du projet en plus de vos activités normales. Il faut donc être vigilant afin que le temps consacré au déménagement ou à la réimplantation n’affecte pas le temps pour vos clients.
    • Les risques de dérapage sont plus importants et nous observons une plus grande procrastination dans ce cas-là.

    VOUS AVEZ UN PROJET ?
    PARLONS EN ENSEMBLE !