Le planning d’interventions
Afin de prévoir la suite des opérations tout en poursuivant l’activité de l’entreprise dans les meilleures conditions, l’établissement d’un planning est plus que nécessaire.
Un découpage en sous-projets de ce qu’il reste à faire évite les malentendus et les mauvaises surprises.
L’élaboration du planning : une opération indispensable pour la suite du projet
Avec la signature des devis les prestataires sont sur le qui-vive et le budget final est approuvé.
Il est temps pour Rima, Dylan, Guillaume, Adeline et Richard de passer à la dernière étape de la phase 2 de leur déménagement d’entreprise : l’élaboration du planning d’interventions !
Celui-ci doit être fait de façon minutieuse. En effet, il faut minimiser le temps d’arrêt de l’usine de textile de Rima, Dylan et Guillaume. Du côté du centre de formation, Adeline et Richard souhaitent que leur arrivée dans les nouveaux locaux se déroule pendant les vacances scolaires afin d’éviter d’annuler des sessions de formation déjà prévues.
Les étapes de la conception d’un planning
Le consultant ADICI qui accompagne Rima, Dylan et Guillaume depuis plusieurs mois dans le transfert industriel de leur entreprise de textile leur explique comment élaborer un planning déménagement.
Tout d’abord, il est nécessaire de découper l’ensemble du projet en sous-projets.
Une fois que le découpage est fait, on peut le détailler en partant de la check-list et du plan d’action.
À chaque étape, il est important de préciser les dates de début et de fin d’opération ainsi que les intervenants concernés.
Ce planning sert de base à toutes les personnes concernées par ce déménagement :
- les équipes allant de la direction aux manutentionnaires ;
- les prestataires qui savent ainsi à quel moment intervenir ;
- Ou encore les clients pour qui la transparence du projet est capitale.
Eh oui, les clients aussi doivent être impliqués dans le processus de changement. Lors du déménagement, il faudra ralentir ou arrêter l’activité pendant un petit moment.
Il est donc important que tous soient au courant avant d’éviter les litiges et qu’eux-mêmes puissent s’organiser de leur côté.
Le phasage ou l’art de découper un projet en sous-projets
Adeline et Richard aussi sont plongés dans la conception du planning.
La crainte de la directrice et de son responsable des programmes de formation est que les travaux prennent du retard et qu’ils ne soient pas prêts pour la rentrée. Heureusement, leur expert ADICI les rassure et les aide à découper le reste des opérations en sous-projets.
Richard est un grand cinéphile et il s’amuse de constater que le phasage se déroule comme un story-board de cinéma ! On découpe l’histoire, on enchaîne les scènes, on place les acteurs…
Une fois terminé, c’est un véritable scénario qui se déroule sous ses yeux.
Un diagramme de Gantt formalise le planning. Cet outil permet de visualiser dans le temps chaque étape d’un projet et d’en définir les priorités.
Un planning efficace est un planning détaillé
Une fois le phasage terminé, il est temps de passer aux détails. Chaque ligne du plan d’action et de la check-list est passée au crible et classée dans une phase. Toutes les charges de travail sont estimées au plus juste et les actions non soldées sont incluses.
Dès à présent, le travail de la plupart des membres de chaque entreprise est chamboulé. Dans l’usine de textile, le planning s’étale sur près de 24 mois. En effet, la construction des nouveaux locaux prend du temps !
Pour le centre de formation, la prochaine rentrée scolaire est prévue dans sept mois. Cela laisse pile le temps nécessaire de faire les travaux d’aménagement et de déménager.
Cependant, les consultants ADICI ne sont pas nés de la dernière pluie et ils savent être prudents. Pour chaque projet, ils prévoient une marge de sécurité afin de faire face aux aléas.
Il est temps de rentrer dans le concret !
Ça y est, la phase 2 des projets de réimplantation industrielle et de déménagement d’entreprise est terminée. Après avoir conçu un cahier des charges précis, mené des consultations auprès des prestataires, validé les devis et établi un planning détaillé, tous nos professionnels sont prêts à passer à la suite.
C’est donc avec confiance que tous entrent dans la phase 3 de leur projet : la concrétisation !
Quels sont les avantages du planning ?
Maîtrise du temps
Planification de toutes les étapes et des actions qui possèdent des durées de réalisation estimées en tenant compte des impératifs de l’entreprise et des délais des fournisseurs.
Implication des équipes
La réalisation du planning en impliquant vos équipes, le coordonner avec le fonctionnement quotidien de l’entreprise et répartir les actions entre les équipes internes et les fournisseurs.
Optimisation des coûts
Anticiper les actions et coordonner la globalité des actions de votre projet.
Un projet transparent pour vos clients
Le découpage en phases du projet de transfert permet de le dérouler sans arrêter votre activité.
Outil : le planning déménagement
Pour posséder la maîtrise du temps nous mettons à votre disposition notre plateforme ADI-Sched.
Voici le rétro-planning d’un projet avec ses grandes étapes :
(Les temps indiqués comprennent une marge de sécurité)
1ère étape de la démarche – Check-list des besoins internes j-180
3ème étape de la démarche – Formalisation des schémas de flux j-170
4ème étape de la démarche – Métrage équipements et mobiliers j-170
5ème étape de la démarche – Plans d’implantation actuels 2D j-160
6ème étape de la démarche – Future organisation 2D et 3D j-150
2ème étape de la démarche – Établissement du plan d’actions j-150
7ème étape de la démarche – Estimatif du budget complet du projet j-140
Validation et prise de décision d’investissement.
11ème étape de la démarche– Établissement du planning détaillé j-130
8ème étape de la démarche – Réalisation des cahiers des charges j-130
9ème étape de la démarche – Consultations j-120
10ème étape de la démarche – Validation des devis et choix j-70
Délais entre les commandes et le début des travaux
12ème étape de la démarche – Préparation de la mise en place j-50
13ème étape de la démarche – Préparation du transfert j-30
14ème étape de la démarche – Opérations de transfert j-0
15ème étape de la démarche – Après le déménagement j+15
Les étapes non réalisées pénalisent l’ensemble du projet.
Ces étapes interagissent entre elles et certaines peuvent même se superposer du fait de leurs complémentarités.
Les durées peuvent varier d’un projet à l’autre. Même si la démarche est commune, chaque déménagement est unique !
Si vous traitez des actions en internes, nous vous invitons à en majorer le temps afin de limiter les risques de dérapages.
Deux réalités peuvent justifier ces précautions :
- Vous menez les actions du projet en plus de vos activités normales. Restez vigilant afin que le temps consacré au déménagement ou à la réimplantation n’affecte pas le temps pour vos clients.
- Les risques de dérapage sont plus importants et nous observons une plus grande procrastination dans ce cas-là.
En complément, retrouvez nos conseils pour ces projets de déménagement d’entreprise.